Доверять или все-таки проверять: Обзор программ учета рабочего времени сотрудников

11.00, рабочий день в разгаре…. захожу Вконтакт – 42 друга онлайн – все работники банков, производственных предприятий, госслужб. В рабочее время самая активная переписка, куча постов… Вопрос: куда смотрит начальство?

Проблема неэффективного использования рабочего времени актуальна для каждого работодателя.По данным  исследования, проведенного порталом HeadHunter.ua, более 80% украинцев во время работы отвлекаются на приватную почту, переписку с друзьями в ICQ, Skype, играют в онлайн-игры или «зависают» в соцсетях. В среднем, на эти цели офисные работники тратят около часа рабочего времени на день.

Поэтому очень важно контролировать сотрудников и вести учет их рабочего времени.Один из способов такого контроля – шпионские программы. Этот вопрос я и постараюсь изучить более детально в данном блоге.

Итак, для начала хотелось бы определить, что такое программы-шпионы.

Шпионкские программы – это специальное ПО, предназначенное для сбора, хранения и анализа статистики работы пользователей компьютеров под управлением операционной системы Windows. Эти прогрaммы рaботaют нa компьютере скрытно, никaк не проявляя своего присутствия и дaже тщaтельно его скрывaя: вы не нaйдёте их ни нa диске, ни в списке зaпущенных процессов.

Установка такого программного обеспечения с практической точки зрения будет иметь такие преимущества для работодателя:

• повышение дисциплины и производительности труда (когда работники знают, что их контролируют, они меньше отвлекаются на личные дела);
• возможность точного планирования (программы разрешают оптимизировать нагрузку сотрудников, рассчитать время, необходимое  для исполнения конкретной задачи);
• предотвращение утечки конфиденциальной информации.

Законно ли слежение за компьютерами сотрудников: мнение эксперта!

Необходимо отметить, что установка мониторинга за сотрудниками может вызвать бурю негодований со стороны самих работников. Не раз выдвигаются претензии о незаконности использования таких программ. Что делать в этой ситуации? Законно ли установка таких утилитов на предприятии? Для более детального изучения этого вопроса я обратилась к знакомому юристу за консультацией. Ниже приведен отрывок из состоявшегося интервью.

• Законно ли слежение за компьютерами сотрудников?

В общем, слежение за компьютерами сотрудников работодателем является незаконным. Согласно ст. 31 Коституции Украины «кожному гарантується таємниця листування, телефонних розмов, телеграфної та іншої кореспонденції. Винятки можуть бути встановлені лише судом у випадках, передбачених законом, з метою запобігти злочинові чи з'ясувати істину під час розслідування кримінальної справи, якщо іншими способами одержати інформацію неможливо».

Согласно ч.2 ст.32 Конституции Украины «…не допускається збирання, зберігання, використання та поширення конфіденційної інформації про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини».

• Не будет ли контроль email корреспонденции с использованием программ-шпионов нарушением права человека на тайну переписки?

Для того, чтобы такое вмешательство не нарушало конституционное право, оно должно быть осуществлено с соблюдением следующих условий: во-первых, по решению суда, во-вторых, оно должно быть предусмотрено законом, в-третьих, оно должно быть направлено на достижение четко определенной законом цели.

Согласно ст.187 Кримминально-процессуального кодекса Украины «арешт на кореспонденцію і зняття інформації з каналів зв'язку можуть бути застосовані лише за наявності достатніх підстав вважати, що у листах, телеграфній та іншій кореспонденції підозрюваного чи обвинуваченого іншим особам або інших осіб підозрюваному чи обвинуваченому, а також в інформації, якою вони обмінюються за допомогою засобів зв'язку, містяться дані про вчинений злочин або документи і предмети, що мають доказове значення, і якщо іншими способами отримати ці дані неможливо».

Лицо, виновное в совершении действий, нарушающих гарантированное статьей 31 Конституции право, подлежит уголовной ответственности по ст.163 Уголовного кодекса Украины (наказывается штрафом от пятидесяти до ста НМДГ или исправительными работами на срок до двух лет, или ограничением свободы до трех лет).

• Могут ли выявленные с помощью программ-шпионов факты нарушения сотрудником рабочей дисциплины выступать доказательством его вины в суде?

Если речь идет лишь о нарушении рабочей дисциплины, то такие факты не будут выступать доказательством в суде. Согласно ч.3 ст.62 Конституции Украины «обвинувачення не може ґрунтуватися на доказах, одержаних незаконним шляхом, а також на припущеннях. Всі сумніви щодо доведеності вини особи тлумачаться на її користь». По закону полученную с помощью программ-шпионов информацию можно использовать только для улучшения качества работы подчинённого. Например, указать на его ошибки, неправомерное поведение.

То есть, из ответов эксперта можно сделать выводы, что все же установка мониторинга за работой сотрудников с помощью рассматриваемых утилитов не является противозаконным действием при условии представления в известность самих «подконтрольных».

Для законности использования программ-шпионов необходимо прописать следующие  пункты в трудовом договоре:

• разглашение сведений, представляющих коммерческую и иную тайну, является должностным преступлением; 
• работникам запрещается использование служебных средств связи (телефонной, факсимильной, радио, интернета (электронной почты) и проч.), а также множительной и иной оргтехники в личных целях; 
• работник согласен с тем, что администрация будет осуществлять регулярный контроль за соблюдением вышеперечисленных пунктов всеми доступными средствами. 

Соответствующими пунктами желательно дополнить также Правила внутреннего трудового распорядка и Коллективный договор.

Как  выбрать наиболее подходящего «шпиона»

Разобравшись с законностью данного вопроса, перейдем к более детальному рассмотрение программ-шпионов на рынке. Желающие попробовать утилиту контроля за активностью сотрудников могут заметить, что выбор таких программ достаточно большой. В своем исследовании для более детального изучения была сформирована следующая выборка из 10 наиболее распространенных и популярных софтов:

Из таблицы видно, что ко всем изучаемым программам системные требования практически одинаковые. Данные программы, в принципе,  подойдут под любые офисные компьютеры.

Все программы отличаются функциональностью и удобством работы.Проведенный сравнительный анализ функциональных возможностей изучаемых программ представлен в таблице ниже:

Из таблицы видно, что все изучаемые программы обладают основными функциями по контролю активности сотрудников за компьютером, и каждая из них, в принципе, подойдет для использования на среднем предприятии.

При практическом использовании программ-шпионов возникает ряд вопросов:

• Где и в какой форме будут храниться данные?
• Есть ли у программы возможность создания отчетов по мониторингу хотя бы с минимальным анализом собранной информации?
• Кто будет осуществлять сам контроль – руководитель компании, администратор или несколько лиц одновременно?

При выборе необходимой программы для учета рабочего времени сотрудников руководитель компании должен руководствоваться ответами на данные вопросы.

На основе информации из таблицы можно сделать выводы, что не все программы одинаково удобны в использовании. Более глубокий анализ данных с предоставлением графических материалов, который позволяют осуществлять программы MaxaptQuickEye 2.8.8, LanAgentEnterprise 4.1 и Yaware 1.4.9.171, разрешает руководителю компании быстро и в наочной форме увидеть основных «штрафников» и сконцентрировать свое внимание на мониторинге именно их, тем самым сэкономив свое время.

Выбор той или иной программы для работодателя во многом зависит и от финансового аспекта. Стоимость изучаемых программ-шпионов приведена в таблице ниже:

Необходимо отметить, что цена лицензии на большинство программ зависит от количества компьютеров на предприятии. Только WideStepSecuritySoftware (разработчик EliteKeylogger) предлагает большим предприятиям корпоративную лицензию на неограниченное количество компьютеров. ВYaware предусмотрена также система скидок в зависимости от срока, на который устанавливается мониторинг, а у AtomParkSoftware - скидки для организаций определенного профиля (например, для научно-исследовательских и образовательных учреждений скидка на лицензии StaffCop составляет 40%).Возможны также акционные предложения от компаний-разработчиков на их софты. Например,MC-SoftSoftware предлагает акционную летнюю скидку 20% на лицензию NeoSpyPro за «лайк» Вконтакте.

На все изучаемые программы лицензии бессрочные; все обновления в рамках текущей версии в течение года бесплатны.

Купить лицензию или заказать пробную версию программ можно на официальных сайтах компаний-разработчиков. Конечно, при желании, можно найти и бесплатные полные версии программ с необходимыми «кряками» в Интернете, но при этом необходимо предупредить о возможности неполной функциональной работы программ, плюс затрагивается тот же вопрос законности установки и использования таких программ.

Заключение: так все же – кнут или, может быть, пряник?

Из всего выше написанного можно сделать выводы, что, несомненно, использование программ-шпионов имеет ряд плюсов. Больше всего такие утилиты востребованы в организациях, где существуют серьезные требования к действиям сотрудников нaрaботе или где высок риск хищения информации. Но при использовании программ-шпионов очень важно «не переборщить» с контролем, чтобы не потерять лояльность сотрудников и атмосферу доверия в компании.

Напоследок хотелось бы отметить, что для повышения производительности персонала необязательно использовать программы-шпионы. По моему мнению, если Ваши сотрудники «линяют» от работы, нужно искать другие пути решения этой проблемы, например, мотивация. Создайте правильную систему мотивации на предприятии, чтобы сотрудники сами были заинтересованы в использовании рабочего времени только для работы. И тогда Вам не нужны будут никакие шпионские программы!