Тайм-менеджмент — 7 головних принципів управління часом + огляд книг, курсів і тренінгів, а також реальні приклади з життя (мій досвід)

Привіт, друзі! На зв'язку Дмитро Шапошников.

За моїм спостереженням сучасний успішний людина неминуче стикається з поняттям «тайм-менеджмент». Кожен в тій чи іншій мірі відчував брак часу, тиск термінів, відчував стрес від вимушеної поспіху.

Прочитавши статтю, ви засвоїте найважливіше про управління часом, ознайомитеся з основними концепціями успішного тайм-менеджменту. Все це у супроводі моїх прикладів та коментарів. Я сподіваюся, що вивчення цієї теми буде для вас корисним, цікавим і захоплюючим!

Почнемо, друзі!

1. Що таке тайм-менеджмент – визначення та історія виникнення

Прямий переклад даного терміна «Time Management» з англійської – «управління часом». Ясно, що в прямому сенсі керувати часом неможливо: реальна функція тайм-менеджменту – використовувати час свого життя з максимальною ефективністю.

Найбільш точне визначення тайм-менеджменту звучить так:

Тайм-менеджмент — це облік, розподіл і оперативне планування власних ресурсів часу.

Ще один варіант визначення.

Тайм-менеджмент — це науковий підхід до організації часу і підвищення ефекту від його використання.

Девіз професійного тайм-менеджера:

Працюй менше, встигай !

Люди, які вміють продуктивно розпоряджатися власними запасами часу, живуть більш насиченим та повним життям, роблять свою роботу з мінімальними тимчасовими витратами.

Керуючи своїм часом, ми маємо більше життєвого простору: стає більш реальною можливість займатися тим, що нам дійсно подобається.

Враховуючи, в якому авралі живе сучасна людина, питання управління ресурсами часу стає все більш актуальним, якщо не сказати – життєво важливим. Розвинений навик управління часом в рази підвищує особисту ефективність. Це я зрозумів вже років 12 тому.

Тайм-менеджмент дозволяє упорядкувати робочий і особистий час протягом дня (тижня, місяця) щоб встигати робити всі важливі і потрібні справи, не відволікаючись на другорядні або сторонні питання і проблеми.

Ефективне планування дозволяє вивільняти для насиченим і повноцінним життя колосальні ресурси часу. На думку професіоналів, розміри таких ресурсів обчислюються роками і десятиліттями.

Історія тайм-менеджменту

Науковий підхід до організації часу – проблема не нова. Історія тайм-менеджменту йде корінням в далеке минуле.

Ще 2000 років тому в Стародавньому Римі відомий мислитель Сенека запропонував розділяти весь час витрачений з користю, тобто гарний, поганий і нікчемний.

Сенека також почав вести постійний облік часу в письмовому вигляді. Мислитель говорив, що проживаючи певний період часу, необхідно оцінювати його з точки зору повноти.

У подальшій історії управління часом ці ідеї лягли в основу такого поняття як «особиста ефективність».

Альберті, письменник і італійський учений, що жив в XV столітті, говорив, що ті, хто вміє керувати часом з користю, будуть завжди успішні.

Для цього він запропонував використовувати два правила:

1. Кожен день з ранку складати список справ.
2. Розставляти справи в порядку зменшення важливості.

протягом багатьох століть всі ці принципи існували лише в теоретичному вигляді і тільки з 80-х років минулого століття ця тема стала переходити від теорії до практики.

Управління часом необхідно не тільки керівним працівникам і власникам власного бізнесу: кожен з нас повинен вміти розпоряджатися власними активами, щоб насолоджуватися процесом життя у всій повноті.

Безумовно, тайм-менеджмент потрібна далеко не всім. Якщо людині в своєму житті нічим зайнятися, і його головне завдання — «вбити час», управління часом для такої людини – неактуальна і непотрібна дисципліна.

Іншими словами, спочатку слід визначитися – чи справді вам не вистачає часу і куди ви хотіли б бачити вільні хвилини, години і дні, коли вони з'являться.

Тайм-менеджмент складається з декількох складових частин:

• суворий облік часу;
• оптимізація часових ресурсів;
• планування дня (тижня, місяця йди іншого відрізку часу);
• організація мотивації.

Управління часом важливо не тільки для роботи: люди, що осягнули мистецтво тайм-менеджменту, більш життєрадісні, здорові і успішні в професійному та особистому житті.

Ефективний тайм-менеджмент дозволяє осмислювати свої вчинки і рішення з точки зору їх доцільності для власного розвитку і вдосконалення.

2. Міфи про управління часом – 3 основні помилки

Існує ряд суспільних стереотипів і помилок щодо управління часом.

Деякі вважають, що тайм-менеджмент потрібен виключно для роботи, що в дана дисципліна неефективна через особливості національного менталітету, що життя строго за планом перетворює людину на робота і позбавляє його свободи волі.

Всі ці міфи не спроможні: нижче я постараюся їх повністю розвінчати.

Міф 1. Ніхто не може керувати часом

Твердження вірне за формою, але помилкове за змістом. Керувати часом дійсно неможливо (якщо, звичайно, ви не винахідник машини часу). Ніхто не здатний уповільнити його об'єктивний хід, прискорити або зупинити навіть на мить.

Зате людина може робити наступне: керувати собою, своїми рішеннями і діями у часі, а також займатися визначенням пріоритетів. Саме про це і міркують практики тайм-менеджменту – про управління власним життям.

Розумний і прагматичний підхід до своїх дій і є управління часом: ви будете здивовані, скільки хвилин і годин вивільняється, як тільки ви починаєте діяти більш обдумано і свідомо.

Пам'ятайте, що всі успішні люди, незалежно від роду своєї діяльності, планують свої справи і діють з максимальною продуктивністю. При цьому вони працюють приблизно стільки ж, скільки звичайні люди, але завжди встигають зробити більше.

Їх секрет в тому, що в одиницю часу вони встигають зробити більшу кількість справ, що в підсумку позначається на їхніх життєвих результати.

Міф 2. Тайм-менеджмент змусить мене працювати більше і інтенсивніше

Працювати багато і втомлюватися, нехтуючи відпочинком – прямий шлях до перевтоми і депресії. Необхідно постійно прагнути до зниження обсягу роботи при збільшенні результативності. Як це зробити? Якщо говорити коротко – то діяти строго за планом і вміти відрізняти другорядне від головного.

Ефективно використовувати методи тайм-менеджменту – не значить робити більше або збільшувати продуктивність за рахунок швидкості виконання робіт.

Мова йде про підвищення особистої результативності через виключення непотрібних завдань і усунення так званих «пожирачів часу» або «хронофагов».

До розряду хронофагов відносяться сотні безглуздих і дрібних справ, які ми робимо протягом дня, навіть не замислюючись про їх доцільність: часта перевірка пошти, спілкування і перегляд новин в соцмережах, позбавлені смислового навантаження розмови з колегами.

Прихильність людини до відволікати від основного завдання справах почасти пояснюється прокрастинацією – бажанням відкласти «до кращих часів» важливі і потрібні заходи.

Однак якщо відкинути рефлексію і визнати для себе важливість та значення поточних завдань, відволікатися на сторонні справи у вас не буде ні сил, ні бажання.

Міф 3. Використання тайм-менеджменту перетворить мене на робота, який все буде робити за розкладом, позбавить мене свободи і вибору

Люди бояться перетворитися в роботів, але на ділі вже є ними, а також рабами власних психоемоційних звичок і шаблонів поведінки.

Керування часом не обмежує нашу свободу, а навпаки – створює її.

Тайм-менеджмент необхідний не тільки офісним працівникам, керівникам і менеджерам: керувати головним ресурсом життя – власним часом – треба всім, хто ставиться до себе відповідально і серйозно.

Практичний критерій необхідності впровадження в життя принципів тайм-менеджменту – наявність 4-х і більше справ в план на поточний день (враховуються не лише професійні, але й особисті справи). Це потрібно і бізнесменам, і вільним художникам, і домогосподаркам.

Приклад

Якщо вам потрібно закінчити проект на роботі, поговорити про це з начальством, після роботи зайти в майстерню з ремонту телефонів і нарешті, забрати малюка з дитячого саду, то розумне планування часу – ваша нагальна необхідність.

Планування і розподіл ресурсів допомагає швидше досягти важливих цілей і вивільнити час на відпочинок, відновлення сил, спілкування з друзями і близькими. Тайм-контроль дозволяє досягати результату швидше і з меншими витратами.

Що стосується життя за розкладом, то розумна організація праці і відпочинку ще не приносила шкоди нікому. А для спонтанності і творчого підходу (якщо такі є) в будь-якій роботі завжди знайдеться місце.

3. Як управляти часом – 7 головних принципів тайм-менеджменту

А тепер перейдемо до практики і з'ясуємо, як правильно розпоряджатися часом, з чого почати контроль і планування своїх дій, які труднощі зазвичай виникають на цьому шляху і як їх подолати. Нижче я описав основні принципи і правила.

Принцип 1. Плануйте свої дії

Планування справ на найближчий день (або найближчий тиждень) має практичне значення в будь-якій роботі. Неважливо, чи сидите ви в офісі, стоїте біля конвеєра, працюєте кур'єром у вільний від навчання час – чіткий план дій завжди принесе реальну користь у вигляді підвищення результативності (особистої і професійної).

Навіть якщо ваші дії строго регламентовані посадовою інструкцією, завжди потрібно мати заздалегідь складений план – це допоможе справлятися з роботою більш ефективно і оперативно.

Пам'ятайте, що всі успішні люди планують своє життя.

Запам'ятайте кілька найважливіших аксіом тайм-менеджменту:

1. Фіксуйте мети письмово. Якщо на папері або в електронному щоденнику) не позначена ваша мета, значить, її не існує.
2. Плануйте свій день. Заздалегідь складений список завдань і дій збільшує продуктивність будь-якого виду діяльності на 25%.
3. Дробіть великі завдання. Об'ємні за часом виконання справи завжди потрібно розділяти на кілька дрібних підзадач – не хапайтеся за масштабний проект, не продумавши заздалегідь послідовність дій.

Необхідно, щоб планування стало вашою другою натурою: візьміть за правило складати план дій на завтрашній день перед сном. Вранці на роботі ви вже будете точно знати, з чого почати, ніж продовжити і як закінчити.

Завжди залишайте певний резерв часу на «форс-мажор»   непередбачені обставини.

Пам'ятайте, що ті кілька хвилин, що ви витратите на складання плану, з лишком окупляться в майбутньому: результати грамотного планування ви оціните вже на першому тижні впровадження в життя.

Принцип 2. Формулюйте бажаний результат у конкретні цілі та завдання

Стратегічне і ефективне планування неможливо без грамотного цілепокладання. Якщо говорити простою мовою, ви повинні вміти чітко формулювати основну мету і вміти розділяти її на більш конкретні і локальні завдання.

У теорії менеджменту цей навик іменується «декомпозиція цілей». Основний спосіб втілити дане поняття на практиці – це перехід від загального до приватного.

Приклад

Ви працюєте маркетологом в комерційній фірмі і ваша головна мета – підняти продажу в поточному сезоні на 30%.

Впровадження даної мети можна розбити на кілька підзадач: збільшити продажі в конкретній торговельній точці шляхом проведення рекламних акцій, переглянути питання ціноутворення на деякі позиції, скорегувати ціни, провести масштабну рекламну кампанію в інтернеті та в ЗМІ.

Існує професійний інструмент (або принцип) для формулювання і постановки локальних завдань у тайм-менеджменті і цілепокладанні.

Він називається принцип SMART.

Згідно з цим принципом мета повинна бути:

• конкретної (Specific);
• вимірної (Measurable);
• досяжною за певний період (Attainable);
• актуальною або істинної – необхідно заздалегідь зрозуміти, чи дійсно ця задача допоможе в досягненні мети (Relevant);
• обмеженою в часі (Time-bound).

Основний критерій корисності та ефективності локальної задачі – її конкретність. Починаючи рух до великої мети з виконання послідовних завдань, ви значно скорочуєте час виконання роботи.

Послідовність і зосередженість на конкретних пунктах – запорука майбутнього успіху.

Навіть самі великі творці не створювали свої твори відразу цілком – спочатку вони складали план, а потім виконували його по пунктах. Один із секретів успішного управління часом – у вмінні зосередитися на поточних завданнях, не втрачаючи загального напрямку.

Принцип 3. Фіксуйте ваш план дій

Про необхідність обов'язково фіксувати план дій вже було сказано вище. Тут же розглянемо, яким чином це найкраще зробити. Існує декілька робочих і дієвих інструментів, що дозволяють зробити свої плани і завдання більш наочними і конкретними.

Один з таких методів називається «Діаграма Ганта». Поясню, як це виглядає на практиці.

Приклад

Припустимо, ваша мета – побудувати будинок. Для початку слід розбити задачу на кілька етапів: розчистити майданчик, вирити і закласти фундамент, провести надземні роботи, виконати обробку приміщень, провести комунікації і зайнятися благоустроєм.

У діаграмі Гранту зазначаються всі завдання поточного масштабного проекту разом зі строками їх здійснення, тривалості у часі і черговості виконання.

Однотипні завдання можна згрупувати в один пункт, а більш об'ємні справи доцільно розбивати на декілька послідовних завдань.

Наочне складання плану економить не тільки ваш час, але і дозволяє іншим працівникам, які беруть участь у проекті, швидко з'ясувати стан справ і включитися в роботу з потрібного етапу.

Принцип 4. Розставляйте пріоритети

Своєчасно і чітко визначити головну мету – це необхідно і правильно. Але головне завдання – це рухатися до досягнення даної мети, послідовно виконуючи поточні завдання різного ступеня труднощі.

Для розстановки пріоритетів у щоденному плануванні підійде простий спосіб, який називається «Спосіб АБВГД».

Спосіб АБВГД (ABCD)

«А» – це найважливіша справа поточного дня, «Б» – менше важливе, «В» – завдання середньої значущості і т. д.

Перше в списку справу слід виконувати першим. Зазвичай ця задача найбільш трудомістка і складна. Іноді людина відчуває страх або лінується починати день з головного завдання, але секрет у тому, що саме від її виконання залежить ефективність вашої поточної діяльності.

Фахівець з практичного тайм-менеджменту Брайан Трейсі радить вирішувати дане питання жорстко і однозначно. Його метод називається: «з'їсти жабу на сніданок». «Жаба» — це найважче і неприємна справа поточного дня. Ви постійно переносите його на «послеобеда», на вечір, а то й на завтра.

Але суть в тому, що тим самим створюється постійне емоційне напруження, яке заважає вам продуктивно виконувати всі інші справи. Трейсі каже, що починати день з самого важкого, тоді всі інші справи будуть виконуватися практично самі собою.

Логічним продовженням методу Брайна Трейсі тут є закон або принцип Парето.

Закон Парето

20% наших зусиль приносить нам 80% результатів, а інші 80% наших зусиль   лише 20% результатів.

Таким чином наша задача   виявити ці 20% наших найефективніших дій і сконцентруватися саме на них.

Ще один інструмент для ефективної розстановки пріоритетів називається «Матриця Ейзенхауера». Політичний і військовий діяч, президент США Дуйат Ейзенхауер був людиною практичною і вельми успішним.

Він придумав розділяти всі поточні справи на 4 категорії:

• термінові і важливі;
• важливі, але не термінові;
• термінові, але не дуже важливі;
• неважливі і нетермінові.

Перша категорія: термінові і важливі — це першорядні завдання слід виконувати обов'язково сьогодні і зараз: їх відкладання обов'язково створить непотрібні труднощі в майбутньому. Доручати їх підлеглим не варто – це потрібно робити самому і негайно.

По-іншому цей сектор матриці називають «Сектором пожежі», перебувати у якому довго загрожує несприятливими наслідками, насамперед для власного здоров'я.

Друга категорія: важливі справи, не є терміновими. Увага, ось воно   ваше місце сили!

Мій секрет тайм-менеджменту   перебувати в секторі «Важливі — Не термінові».

Це найефективніший сектор матриці. Тут ви спокійні, тут ви плануєте, обмірковуєте, дієте грамотно і виважено, тут ви займаєтеся по справжньому важливим.

Підказка

Не допускайте перетікання важливих справ сектор термінових!

Третя категорія: термінові і не дуже важливі справи – вони можуть забрати багато часу, якщо займатися ними з самого ранку і особисто. Саме такі завдання можна передоручати підлеглим.

Справи з 4-ої категорії (нетермінове і неважливе) можна сміливо викреслювати з щоденного списку.

Можна щодня складати приблизно таку таблицю, засновану на «Матриці Ейзенхауера».

№	Справи	Термінові справи	Нетермінові справи
1	Важливі справи	Вирішення кризових ситуацій, головні проекти	Планування нових завдань, налагодження відносин
2	Неважливі справи	Ділові телефонні дзвінки, листи, наради	Рутинна механічна робота, пожирачі часу

Не полінуйтеся, і запровадьте цю просту таблицю в свою систему планування дня.

Принцип 5. Фокусуйтеся на головному

Я вже говорив, як важливо досягати поставлених цілей, в цьому пункті розповім про те, як робити це максимально ефективно.

Вміння концентруватися на головному, не відволікаючись на сторонні,   найважливіший практичний навик, оволодівши яким, ви вирішите самі пріоритетні завдання продуктивного тайм-менеджменту.

– не відновлюваний ресурс, та найцінніший з усіх існуючих. Ми можемо витратити 10 000 рублів і знову їх заробити, але повернути назад прожиту секунду ми не в змозі.

Ми також не здатні продовжити добу до 25 годин, але можемо звільнити власний простір для тих занять, які нам дійсно важливі.

Щоб другорядні справи не позначалися на вашої особистої результативності, необхідно оволодіти конкретними техніками управління часу.

Одна з найбільш дієвих технік вивільнення часу – делегування. Точніше буде сказати, делегування — це складова класичного менеджменту.

Делегування – це спосіб доручити частина наших справ іншим людям.

Самі елементарні приклади: свою машину можна помити не самостійно, а віддати в автомийку, або ще: змазаний кран у ванній можна полагодити самостійно або викликати професійного сантехніка.

Запам'ятайте

Будь-які завдання, які доцільніше (з точки зору фінансів і витрат часу) надати іншим, потрібно надавати іншим.

Чим вище вартість вашого особистого часу, тим більше другорядних і не надто важливих завдань можна делегувати.

Менш важливі справи можна виконувати в «не-ресурсне час».

Йдеться про тій частині дня, коли ви знаходитесь вже не на піку своїх розумових і фізичних сил, наприклад, в кінці дня, коли є втома.

Також, наприклад, перебуваючи в транспорті або у черзі, можна поєднувати очікування з навчанням – прослуховувати аудіокниги з професійної майстерності або розвитку одного з навичок особистої ефективності.

Ще один важливий навик для реальної економії часу: вміння говорити «ні».

Не подумайте, що потрібно відмовляти всім без розбору.

Уміння сказати «ні» відноситься в першу чергу до тих людей і справ, які позбавляють вас ваших енергетичних і тимчасових ресурсів не даючи нічого взамін.

Говорите «ні» балакучою сусідці або співробітниці, читання бульварної преси, інтернет-серфінгу по соцмережам і розважальних ресурсів, перегляду ТВ.

Пам'ятайте, що навіть невеликий незаплановану перерву, коли хтось або щось вас відвернуло від справи, може стати причиною зриву планів.

Принцип 6. Аналізуйте свій досвід і створюйте свої правила тайм-менеджменту

Періодично варто оглядатися назад і робити прагматичні висновки зі свого досвіду управління часом. Вивчайте свої помилки і обов'язково приймайте заходи з їх виправлення.

Обов'язково аналізуйте ситуації, в яких ви особливо інтенсивно втрачали особисті ресурси.

Завжди слід залишатися свідомими і дивитися з боку, що саме відбувається з вашим життям   в якому напрямку і з якою швидкістю вона рухається.

Якщо ви відчули, що втратили контроль і надто заглибилися в розв'язання задачі, не думаючи про витратах часу, саме час зупинитися, зробити перерву і спробувати оптимізувати власні дії.

зрештою, створюйте свої правила по управлінню часом, свої фішки. Усе ваше життя, ваша діяльність   унікальна.

Принцип 7. Плануйте відпочинок

У гонитві за успіхом та особистим результативністю ніколи не нехтуйте відпочинком, я скажу більш того   плануйте відпочинок, також як і ваші бізнес-завдання! Для управління часом повноцінний відпочинок – найважливіший елемент успіху.

Приклад з життя Радислава Гандапас

Відомий російський бізнес-тренер і оратор Радислав Гандапас, як він розповідав на одному зі своїх тренінгів, планує в своєму робочому розкладі дні на відвідування гольф-клубу. Це важливе хобі в його житті.

Ці дні він виділяє червоним як заходи вищій ступеня важливості, які не підлягають перенесенню.

В іншому випадку, каже Радислав, йому не вдається пограти в гольф в принципі, так як завжди є справи важливіші.

Залишатися на піку своїх психофізіологічних можливостей можна лише за допомогою регулярного відновлення сил.

не Можна економити на сні, власних вихідних та спілкуванні з близькими – це такі ж важливі фактори ефективного тайм-менеджменту, як планування та постановка цілей.

4. Огляд популярних книг і тренінгів з управління часом і підвищення особистої ефективності

Існує маса корисної літератури по управлінню часом. Окремі видання присвячені тайм-менеджменту для жінок (молодих мам, домогосподарок), студентів, школярів, керівників.

Проводяться семінари, конференції, майстер-класи та тренінги з тайм-менеджменту.

На мій погляд, максимально інформативними і доступними книгами з даної теми є праці Гліба Архангельського, Євгенія Попова і Брайана Трейсі.

Євген Попов – автор курсу «Господар часу», творець відеоуроків по даній темі, практик успішного бізнесу в Інтернеті. Має особистий мережевий ресурс, на якому всі бажаючі можуть придбати інтелектуальні продукти автора.

Якщо ви хочете швидко оволодіти основами практичного тайм-менеджменту, обов'язково вивчіть курс Євгенія Попова «Господар часу».

Гліб Архангельський – провідний російський фахівець з питань управління часом. Керівник власних корпоративних проектів з впровадження тайм-менеджменту в практику найбільших вітчизняних компаній – РАО ЄЕС, «Вімм-Білль-Данн» та інших. Творець бестселерів: «Організація часу» і «Тайм-драйв».

Брайан Трейсі - провідний світовий експерт з особистої ефективності, консультант з менеджменту, письменник, оратор.

Інші книги цієї тематики: «Тайм-менеджмент за помідору» (Штафан Нетеберг), «Жорсткий тайм-менеджмент» (Ден Кеннеді), «Максимальна концентрація» (Люсі Паладіно).

Наостанок рекомендую вам подивитися відео Гліба Архангельського:

5. Висновок

Підведемо підсумки, друзі! Сам я особисто намагаюсь використовувати такі елементи тайм-менеджменту:

• планування дня;
• розстановка пріоритетів (АБВГД);
• робота зі списком завдань.

На практиці переконався, що планування часу спрощує життя і допомагає більше встигати.

Рекомендую і вам дотримуватися хоча б кількох простих правил тайм-менеджменту і впевнений, ви відчуєте зміни вже через кілька днів.

Головне, щоб це увійшло у вас в звичку. А звичка формується 20-30 днів. Вам потрібно буде протриматися зовсім трохи, щоб ви звикли робити правильні речі, а потім система звичок і управління часом буде працювати на вас.

Якщо вам сподобалася стаття, будемо раді бачити ваші коментарі та коментарі нижче. Для нас це дуже важливо, дякуємо!