Бухгалтерське супроводження — як замовити послугу за 7 кроків: інструкція для новачків + поради з вибору компанії для бухгалтерського супроводу

Всім привіт! З вами Алла Просюкова і онлайн-журнал .

Не дивуйтеся, але свою сьогоднішню публікацію я починаю з одного старого анекдоту:

«На камеральній перевірці інспектор говорить:
– У вас не йде баланс: актив і пасив не рівні.
Бухгалтер:
– А де написано, що вони повинні бути рівні?».

Якщо для вас це не анекдот, а реалії вашого бізнесу, якщо ваш бухгалтер   точна копія цього горе-спеца, якщо бухоблік ви ведете самостійно і теж не розумієте, чому актив і пасив бухгалтерського балансу повинні бути рівні, то моя нова стаття — як раз те, що вам потрібно.

Вона допоможе відповісти на всі ваші основні «навіщо» і «чому», запропонує оптимальний вихід із ситуації. З неї ви дізнаєтеся, як за допомогою стороннього супроводу бухобліку вашої компанії позбутися від «головного болю» з цього приводу.

Читайте, отримуйте корисну інформацію і наводьте порядок в обліку своєї фірми.

1. Що таке бухгалтерське супровід

Хоча послуга з бухгалтерського супроводу — не новинка в цій області, багато хто досі не мають чіткого уявлення про те, що ховається під цим визначенням.

Давайте розбиратися!

Бухгалтерський супровід   послуга з ведення бухобліку вашої організації сторонніми бухгалтерськими фірмами.

Супровід буває повним (комплексним) або вибірковим.

Комплексний супровід зазвичай включає в себе:

• ведення бухобліку клієнта з допомогою обраної спеціалізованої програми;
• складання первинної документації по обліку діяльності компанії-замовника;
• формування і подання усіх видів бухгалтерської та податкової документації;
• розрахунки по оплаті праці та кадровий облік;
• касові операції;
• робота в системі Клієнт-банк.

Вибіркове (часткове) обслуговування передбачає послугу по веденню обліку одного або декількох ділянок клієнтської компанії. Наприклад, облік майна, облік матеріалів і т. д.

2. Коли варто задуматися про бухгалтерський супроводі   огляд основних ситуацій

Переходимо до конкретних ситуацій в компаніях і організаціях.

Починати думати про бухгалтерський супровід діяльності вашої фірми потрібно, якщо:

• немає штатного бухгалтера;
• самостійно ведете бухоблік і у вас не вистачає часу на бізнес;
• у вас недостатньо знань для грамотного ведення обліку;
• фінансово не вигідно тримати в штаті постійного бухгалтера на повний день, так як невеликий обсяг діяльності;
• помилки, які виявляються в обліку, тягнуть за собою фінансові втрати, що перевершують припустиму економію на послуги стороннього обслуговування;
• ви не довіряєте бухгалтерам-приватникам.

Показано бухгалтерське обслуговування і у випадку, коли у вас в компанії склалася ситуація, як на картинці нижче.

Досить виправдана така послуга, якщо у компанії розширюється сфера діяльності і грамотне ведення знову з'явилися операцій важко. Наприклад, компанія почала поставляти товар на експорт, або, навпаки, стала імпортувати товари з-за кордону.

Експортно-імпортні операції досить складні і вимагають спеціальних знань і досвіду. Ось тут прийде на допомогу бухгалтер-спеціаліст, який спеціалізується саме в цій області.

3. Як замовити повний бухгалтерський супровід   покрокова інструкція

Впевнена, ви погодитеся зі мною: процес будь-якої складності легше, швидше і якісніше виконується, якщо він заздалегідь розписаний по етапах.

Я підготувала невелику покрокову інструкцію, як без проблем укласти договір на повне бухгалтерський супровід ФОП, бізнесу вашої фірми з компаніями, що надають подібні послуги.

Це міні-керівництво застосовується незалежно від форми власності і системи оподаткування організації, яка планує віддатися в руки бухгалтерів-аутсорсерів.

Крок 1. Вибираємо компанію з надання бухгалтерських послуг

Закликаю до вибору компанії, що пропонує бухуслуги, підходити максимально серйозно.

Звертайте увагу на:

1. місце Розташування фірми. Якщо виконавець і замовник одногородние, то можна значно заощадити на кур'єрських послуг. З'являється можливість застосовувати різні варіанти взаємодії (від особистого відвідування офісу аутсорсера, до повністю віддаленої співпраці).
2. Кваліфікацію і досвід співробітників. Обов'язково ознайомтеся з дипломами і сертифікатами аутсорсерів.
3. «Вік» бухкомпании. Фірми з історією більш надійні.
4. Ціни на послуги. Вони не повинні бути занадто дорогі або дешеві порівняно з послугами аналогічних організацій.

По можливості відвідайте офіс, познайомтеся з персоналом, дізнайтеся, як часто працівники проходять підвищення кваліфікації.

Добре, якщо вам вдасться поспілкуватися з клієнтами компанії, які зможуть розповісти про всі «плюсах» і «мінуси» співробітництва.

Не нехтуйте порадами друзів і знайомих. Можливо, у них вже є практичний досвід такої співпраці, і він може бути корисний.

Крок 2. Консультуємося з фахівцями

Ви зробили вибір компанії-аутсорсера. Але перш ніж приступати до офіційного оформлення відносин, проконсультуйтеся з її фахівцями з усіх питань, що вас цікавлять.

У процесі спілкування ви зможете отримати первинний план за рішенням конкретно ваших проблем бухобліку, ознайомитися з баченням процесу співробітництва з боку виконавця.

Крок 3. Підбираємо оптимальний спосіб взаємодії

Як правило, компанія-виконавець пропонує своїм клієнтам кілька способів взаємодії.

До найбільш затребуваним відносяться:

• закріплений бухгалтер;
• вирішення питань через персонального менеджера.

Крок 4. Проводимо розрахунок вартості послуги з урахуванням специфіки бізнесу

Вартість послуг залежить від кількох основних моментів.

Деякі показники, що впливають на ціну супроводу:

• система оподаткування;
• кількість операцій;
• вид супроводу (повне/часткове);
• обслуговування «з нуля» або замовник з історією;
• наявність/відсутність проблем в бухгалтерському обліку;
• сфера діяльності клієнта та специфіка його бізнесу.

Як показує практика, саме специфіку і масштаб діяльності замовника надають значний вплив на вартість послуг. Це і зрозуміло: бухобслуживание будівельної компанії буде в рази дорожче такої послуги для фірми, яка здійснює свою діяльність в сфері оптової торгівлі.

Відмінності в ціні будуть помітні між компаніями з безліччю філій і фірмами, що їх не мають.

Крок 5. Укладаємо договір і оплачуємо послугу

Бухгалтерський супровід починається відразу після того, як між компаніями (замовником і виконавцем) буде підписаний договір.

У цьому документі прописуються основні права і обов'язки сторін.

Договір містить такі основні розділи:

Уважно вивчіть всі пункти. Пам'ятаєте, в цьому документі немає дрібниць. Саме договором буде керуватися суд, якщо раптом виникнуть розбіжності сторін.

Після підписання настає черга оплати, яка, як правило, складає 100% від загальної вартості.

Компанії-аутсорсери йдуть в ногу з часом і приймають оплату декількома способами:

• готівкою, шляхом внесення в касу компанії;
• перерахуванням з розрахункового рахунку замовника на підставі рахунку;
• електронними грошима;
• банківськими картами.

Крок 6. Надаємо всі необхідні документи

Договір підписаний, оплата зроблена. Тепер за справу беруться професіонали.

Вам же залишається тільки уявляти виконавцю необхідні документи, згідно затвердженого графіку.

Крок 7. Організовуємо систему контролю за регулярної здачі звітності

Здавалося б — все, можна розслабитися і відійти від бухгалтерських справ. Але не поспішайте усуватися!

Рекомендую організувати систему контролю за ходом бухгалтерського супроводу, своєчасністю і повнотою здачі необхідної звітної документації. Створіть календар звітності для вашої компанії і завжди тримаєте його під рукою, тоді ви точно не пропустите важливі дати.

4. Де замовити послуги бухгалтерського супроводу   огляд ТОП-3 експертних компаній

Тепер огляд трьох професійних компаній, що надають послуги бухгалтерського супроводу.

Порівнюйте умови, вибирайте, приймайте рішення.

1) Моя справа

«Моя справа»   хмарний сервіс для ведення бухобліку компаній малого бізнесу. Фірма була створена в 2009 році.

«Моя справа» включає в себе кілька напрямків:

• «Бюро бухгалтера»   готові рішення для бухгалтерів, кадровиків і юристів;
• «Інтернет бухгалтерія»   сервіс для власників бізнесу, які планують вести облік самостійно;
• «Моя справа. Бухгалтер»   бухгалтерський аутсорсинг.

Переваги сервісу:

• режим «єдиного вікна»;
• зрозумілі розрахунки;
• експертна підтримка;
• «хмарна» електронний підпис;
• інтеграція з банками-партнерами;
• безкоштовна підготовка документації для реєстрації ІП/ТОВ.

Вартість послуг приємно здивує навіть самих ощадливих.

Витяг з тарифів представлена в таблиці:

Всі подробиці про тарифи та умови дізнавайтеся на сайті компанії «Моя справа».

Клієнти можуть бути спокійні за свої дані, розміщені в сервісі, так як кожні 15 хвилин проводиться резервне копіювання, інформація шифрується за допомогою протоколу SSL, є діюча атестація за законодавством про захист персональних даних.

2) Кліфф

У сфері бухгалтерського аутсорсингу фірма працює з 2001 року.

Послуги, що надаються ТОВ «Кліфф»:

• аналіз правильності оформлення первинки;
• організація обліку 1 С;
• зарплатна звітність;
• операції з відшкодування ПДВ по ЗЕД;
• підготовка документації для валютного контролю;
• підготовка та здача звітності в податкову і фонди;
• казначейство;
• консультаційні послуги.

Клієнти, набувають незаперечні переваги від співробітництва:

• індивідуальне ціноутворення;
• висока якість обслуговування;
• конфіденційність;
• безпека клієнтської інформації.

3) Експрес Бухгалтерія

Московська компанія «Експрес Бухгалтерія» на ринку аутсорсингу бухгалтерських послуг з 2012. Фірма має 8 офісів. Найбільша їх кількість розташована в  — 6, по одному в Санкт-Петербурзі та Сімферополі. В них працюють понад 50 високопрофесійних співробітника, обслуговуються понад 4000 клієнтів. За роки своєї діяльності фірма обзавелася постійними клієнтами з різних сфер діяльності.

Пропозиції «Експрес Бухгалтерії»:

• облік за стандартами МФО;
• бухгалтерський супровід ІП;
• бухгалтерське обслуговування ТОВ.

5. Як вибрати компанію з надання послуг з бухгалтерського обслуговування — 5 простих порад

Французький філософ Люк де Клапье Вовенарг в далекому 18 столітті сказав: «Самі корисні поради ті, які найлегше використовувати».

Я хочу дати кілька порад, виходячи зі свого практичного досвіду. Сподіваюся, вони будуть вам корисні!

Порада 1. Зверніть увагу на термін представництва на ринку бухгалтерських послуг

Обираючи партнера для супроводу обліку вашої фірми, завжди звертайте увагу на час його існування на ринку бухуслуг. Пам'ятайте, що в цій сфері досить висока конкуренція. Тривалий час вести свою діяльність зможуть лише фірми, які надають дійсно якісні послуги і мають відмінну ділову репутацію.

Такі аутсорсери напрацювали необхідний професійний досвід, вибудували систему співпраці зі своїми клієнтами, відпрацювали алгоритм взаємодії з контролюючими органами, а значить, здатні на належному рівні вести навіть найскладніші ділянки бухобліку будь-якої організації.

Порада 2. Ознайомтеся з сайтом компанії

У світі високих технологій та суцільної комп'ютеризації велика частина бізнесу ведеться із застосуванням інтернет-технологій. Тут продавці знаходять своїх покупців, покупці мають можливість, не виходячи з дому, вибрати, порівняти і замовити будь-який необхідний товар.

Кожна поважаюча себе компанія, яка прагне до розвитку бізнесу, нарощування своєї клієнтської бази і зростання продажів, має сайт.

Визначаючи фірму, яку ви згодом довірите бухгалтерський облік своєї організації, обов'язково відвідайте сайт відібраних кандидатів. Пам'ятаєте! Серйозні компанії не економлять на створенні і підтримці корпоративного ресурсу.

«Пробіжіться» за його розділами, ознайомтеся з розміщеним матеріалом. Це дозволить «зайвий раз» переконатися, наскільки обраний аутсорсер професійний.

Порада 3. Поцікавтеся, які гарантії надає компанія

Не соромтеся цікавитися наявністю гарантій з боку бухкомпании.

Як правило, надійні бухгалтерські організації не бояться гарантувати свою відповідальність за якість надаваних послуг, відшкодування заподіяного матеріального збитку, що виник у процесі співробітництва з їх вини, повну конфіденційність.

Кращий варіант, коли умова конфіденційності поширюється і на період 2-3 роки після закінчення співпраці. Адже нерідко інформація, отримана аутсорсером, має комерційну цінність у більш тривалому часовому періоді.

Відсутність таких пунктів в договорі повинно вас насторожити. Спираючись на свій досвід, я не раджу співпрацювати з такими фірмами.

Порада 4. Вивчіть відгуки клієнтів

З появою в нашому житті інтернету стало традицією приймати рішення, грунтуючись на відгуках людей, вже опробовавших потрібні нам послуги або товари.

Навіть незважаючи на те, що трапляються замовлені компаніями-продавцями відгуки, які не містять правдивої інформації, я рекомендую перед остаточним вибором вивчити думку клієнтів ваших кандидатів. Серед них обов'язково знайдеться інформація, яка допоможе зробити правильний вибір.

Крім того, читаючи відгук, звертайте увагу наскільки він глибокий. Зазвичай нереальні відгуки це набір епітетів та відсутність практичних деталей. Пам'ятайте про це і робіть правильні висновки.

Порада 5. Не намагайтеся заощадити

Я не відкрию Америку, якщо скажу, що розумна економія   річ потрібна.

При цьому не слід забувати, що:

• жодна компанія собі в збиток працювати не буде;
• не можуть якісні товари/послуги коштувати дешевше, середньої ціни по ринку.

Приклад

ТОВ «Дроворуб» вирішило заощадити на бухгалтера. Немає не те, щоб зовсім від нього відмовитися. Просто послуги приходить спеціаліста власникам бізнесу представлялися розумним.

Міркували вони так: бізнес тільки починається, співробітників небагато (всього 8 осіб), а значить, робити особливо нічого.

Зазначу, що фірма знаходиться на загальній системі оподаткування, у неї заявлено 5 видів діяльності: виробництво тари, деревообробка, послуги спецтехніки, оптова торгівля пиломатеріалами, вантажоперевезення.

Бухгалтера знайшли швидко, призначили зарплату, закріпили повноваження, встановили 1С, порахували передбачувану економію і, задоволені, заспокоїлися.

Минав час і здавалося, що нічого не віщувало біди: звіти здавалися, зарплата нараховувалася і видавалася. Грім гримнув несподівано   приїхала виїзна перевірка.

Перевіряючі «нарили» масу помилок великих і маленьких, що спричинило за собою штрафи, пені та донарахування податків на прибуток і майно. У загальній сумі ці платежі становили 2356814 руб. 54 коп.

Як з'ясувалося пізніше, бухгалтер не мала необхідного досвіду і рівня професіоналізму. За її плечима був лише непрофільний технікум легкої промисловості та 6-ти місячні курси бухгалтерів з навичками роботи в 1С. «Дроворуб» — це її перша самостійна робота.

Мораль цього оповідання така: скупий платить двічі.

Хочете заощадити   слідкуйте за акціями обраної фірми. Бухкомпании дуже часто пропонують знижки, наприклад, тим, хто оплачує тривалий період співпраці готівкою, або тим, хто вибирає комплексний супровід, абонентське бухгалтерське обслуговування і т. п. Проводять вони і акції до святкових дат (день народження бухкомпании, Новий рік тощо).

Традиційно пропоную подивитися відео по темі.

6. Висновок

Сподіваюся, ви переконалися, що бухгалтерський супровід — це зручно, вигідно, надійно, затребуване.

Не запускайте бухгалтерський облік своєї компанії. Своєчасно звертайтеся до фахівців.

Питання до читачів

Як ви вважаєте, наскільки повно розкрита тема бухгалтерського супроводу? Які питання, розглянуті в статті, потребують більш глибокого, додаткового викладу?

Команда журналу бажає вам успіху і процвітання! Проявляйте активність: залишайте відгуки, коментарі до статті, ставте лайки! Нам важлива ваша думка, воно допомагає нам стати краще!