Ведення бухгалтерського обліку   інструкція як доручити ведення бухгалтерії стороннім компаніям + 3 корисних ради як заощадити на веденні бухобліку

Вітаю всіх читачів онлайн-журналу !

З вами Алла Просюкова, постійний автор цього проекту. Сьогодні я познайомлю вас з основними моментами ведення бухгалтерського обліку.

Отже, приступимо!

1. У чому полягає ведення бухгалтерського обліку?

Всі російські компанії незалежно від форм власності та обраної системи оподаткування у тому чи іншому обсязі ведуть бухгалтерський облік свого бізнесу.

Федеральний Закон №402 «Про бухгалтерський облік» і Положення з бухобліку — це основні документи, що його регулюють.

У 402 федеральному законі прописані правила ведення бухобліку. Цей документ розкриває його методологію і принципи, встановлює єдині засади процесу складання і подання звітності.

Ведення бухгалтерського обліку підкоряється цілому ряду вимог. Розглянемо основні з них.

Основні вимоги, пропоновані до ведення бухобліку в РФ:

Ведення бухгалтерії в компанії покладається на головного бухгалтера. У деяких компаніях (АТ, державних структурах тощо) такий фахівець повинен обов'язково мати профільну освіту і стаж роботи в цій сфері.

У фірмах малого і середнього бізнесу таких жорстких вимог до кандидатів на посаду головбуха немає і тому зараз не рідкість зустріти головбуха-самоучку. Крім того, якщо компанії дозволено вести спрощений облік (наприклад, індивідуальні підприємці, фермерські господарства тощо), то його ведення керівник може покласти на себе.

Організація розробляє і затверджує свою Облікову політику, де описуються всі способи ведення бухгалтерського обліку, що застосовуються в конкретній організації.

2. Які бувають способи ведення бухгалтерського обліку — 7 основних способів

Бухгалтерський облік ведеться різними способами.

Розглянемо основні з них.

Спосіб 1. Групування та оцінка фактів господарської діяльності

Всі факти життєдіяльності підприємства і госпдіяльності оцінюються бухгалтером для бухобліку. Визначається також часовий період їх здійснення, після чого складається кореспонденція рахунків з цієї операції.

Спосіб 2. Погашення вартості активів

Активи компанії щорічно «втрачають» частину своєї первісної вартості. Зрозуміло, це стосується лише тих активів, які мають обмежений термін існування.

Приклад такого погашення вартості яскраво ілюструє щомісячне нарахування амортизації по основним засобам.

Спосіб 3. Організація документообігу

Великий вплив на якість бухобліку компанії чинить правильно організований документообіг.

Рух документів від моменту їх надходження (чи створення) у компанію до моменту їх повного виконання і здачі в архів називається документообігом компанії.

Головбух розробляє і затверджує документообіг для бухгалтерської служби. Це дуже важливий момент, від якого залежить якість усього обліку компанії.

Приклад

Ганна була невимовно рада, коли її запросили на посаду головного бухгалтера в ТОВ «Стройдом»   компанію, що займається малоповерховим домобудівництвом. Ведення бухгалтерського обліку ТОВ їй було знайоме, до цього Аня більше 5 років пропрацювала в невеликій компанії на посаді заступника головбуха.

Ганна дуже уважно поставилася до прийому справ від йде на пенсію попередниці. Але хвилювання були марними, всі звіти, аналітичні та синтетичні рахунки перебували в повному порядку, звірки з контрагентами та інвентаризації проводилися регулярно.

Через місяць Ганна помітила, що співробітники бухгалтерії постійно завалені різними паперами, кожен день затримуються на роботі, не можуть швидко відповісти, де знаходяться ті чи інші документи, пропускають строки виконання деяких з них.

Як з'ясувалося, співробітники бухгалтерії і навіть не чули ні про яке графіку документообігу, хоча він в ТОВ «Стройдом» був, але був зроблений колишнім головбухом для галочки, без урахування фактичного часу обробки бухгалтерських документів, навантаження співробітників та інших важливих факторів.

Ганна була сучасною людиною, яка любила правильно організовані процеси і тому з ентузіазмом взялася за вирішення цього питання.

Спершу вона зробила хронометраж робочого часу працівників бухгалтерії. Це дозволило їй грамотно перерозподілити навантаження серед бухгалтерів і визначити нормативне час, що витрачається на обробку кожного типу документів.

Наступним кроком стало складання переліку документів, що утворюються в роботі бухгалтерської служби будфірми, визначення термінів їх життєдіяльності.

Потім Анною були визначені та проаналізовані всі канали надходження документів до бухгалтерії та джерела їх створення, а також періодичність та обсяги цих паперів.

Після чого, на основі отриманих даних і наявного практичного досвіду, Ганна створила графік документообігу.

Тепер, з правильно розробленим документообігом, компанії більше не загрожують пропуски строків або втрата листів і важливих паперів. У ТОВ «Стройдом» більше немає документів, відкладених на «потім». Вся документація, що надходить до бухгалтерії або безпосередньо створена її співробітниками, обробляється в строк і в повному обсязі.

Спосіб 4. Інвентаризація

Розглянемо наступний спосіб   інвентаризацію.

Інвентаризація — це процес звірки фактичної наявності зобов'язань та майна організації з даними бухобліку.

У деяких випадках цей процес носить обов'язковий характер, наприклад, при підготовці до річного звіту, при ліквідації фірми тощо

За підсумками інвентаризації складається акт. При виявленні надлишку він оприбутковується, і його сума відображається у фінансових результатах фірми.

При виявленні недостачі приймаються заходи для пошуку винної особи і подальшого стягнення з нього суми недостачі.

Спосіб 5. Застосування рахунків бухгалтерського обліку

Для відображення госпоперацій застосовуються рахунки бухобліку, на яких вони фіксуються за допомогою бухгалтерських проводок.

Схематично рахунки можна уявити, як своєрідні маленькі таблички-парасольки (Т-подібні схеми), що складаються з двох стовпців: лівий стовпець називається «Дебет», правий стовпець – «Кредит».

Дебет і Кредит це дві половинки одного рахунку з кредиту вартість йде («крадеться»), в дебет вартість приходить («додається»).

Мінфіном РФ розроблений і затверджений План рахунків бухобліку. В залежності від виду і масштабу діяльності компанія самостійно розробляє і затверджує свій робочий план рахунків, який необхідний саме їй.

Спосіб 6. Організація регістрів бухгалтерського обліку

Щоб систематизувати і накопичити дані первинки про тих чи інших хозоперациях, застосовуються бухгалтерські регістри.

Вони різноманітні і класифікуються за низкою ознак (дивіться малюнок нижче).

Раніше регістри були строго уніфіковані, зараз організації можуть самостійно розробляти та затверджувати необхідні форми. Головне вимоги до таких регістрів   наявність обов'язкових реквізитів (найменування регістру, найменування фірми, дати, одиниці вимірювання, підписи і т. д.).

Важливо! Дані бухгалтерських регістрів належать до комерційної таємниці.

Спосіб 7. Обробка інформації

Вся інформація, що надходить до бухгалтерії, обробляється її співробітниками.

Обробка бухгалтерської інформації являє собою ряд процедур і програм, які дозволяють зацікавленим сторонам одержувати потрібні дані для складання не тільки внутрішньої, але і зовнішньої звітності.

Обробка інформації щодо господарської діяльності компанії сприяє узагальненню результатів її діяльності і поточного стану організації.

3. Як доручити ведення бухгалтерського обліку стороннім компаніям   покрокова інструкція

Часто складається така ситуація, що треба доручити ведення бухгалтерського обліку сторонньою компанії. Причин цьому безліч.

Я не буду їх розглядати в цій статті. Замість цього я дам вам покрокову інструкцію, яка допоможе передати бухгалтерю в чужі руки правильно.

Крок 1. Вибираємо компанію

При виборі аутсорсингової компанії зазвичай рекомендують промоніторити відгуки про таких фірмах в інтернеті, в пресі, розпитати знайомих. Потім проаналізувати рейтинги.

Це все, звичайно, правильно і зайвим не буде. Я ж, виходячи зі свого багаторічного практичного досвіду, рекомендую при виборі бухгалтерської компанії вчинити наступні дії:

По-перше, знайдіть кілька компаній, які розташовані максимально близько до вашого офісу. В подальшому це полегшить взаємодію з аутсорсером і дозволить заощадити: скоротиться час доставки первинки, доставку можна організувати своїми силами, не замовляючи послуги кур'єрської служби.

По-друге, у відібраних компаній уважно перегляньте всі установчі документи, які є для клієнтського ознайомлення.

по-третє, по можливості проаналізуйте всю фінансову і бухгалтерську звітність цих фірм, до якої ви зможете отримати доступ. Тут не потрібні спеціальні знання.

Візьміть бухгалтерський баланс і подивіться динаміку за 3 роки за деякими статтями.

Статті для аналізу:

• основні засоби;
• фінансові вкладення;
• дебіторська заборгованість;
• грошові кошти;
• нерозподілений прибуток (непокритий збиток);
• кредиторська заборгованість.

Якщо компанія знаходиться на спрощеній системі оподаткування (ССО), то подивитеся податкові декларації. Цих даних достатньо, щоб скласти узагальнену думку про їх фінансове становище.

На сайті податкового відомства є можливість безкоштовно скористатися сервісом «Перевір свого контрагента». Забивши в потрібне поле ІПН, ОГРН або точне найменування компанії, ви отримаєте актуальну виписку з Реєстру про запитуваному особі.

Це дозволить визначити:

• співпадає вказану адресу з фактичним місцем знаходження фірми;
• на кого покладені обов'язки по управлінню фірмою;
• види діяльності, зареєстровані компанією і т. п.

В-четвертих, пошукайте в інтернеті інформацію щодо відібраних компаній на предмет їх участі у судових процесах, виконавчих провадженнях і т. п.

В-п'ятих, обов'язково відвідайте офіс, якщо, звичайно, ви не плануйте віддати ведення бухгалтерії на віддалене обслуговування.

Після такого аналізу зробіть остаточний вибір.

Крок 2. Отримуємо консультацію

Перед тим, як укладати договір на ведення бухгалтерського обліку, проконсультуйтеся з аутсорсинговою компанією по всім питанням, які вас цікавлять.

В рамках цієї консультаційної зустрічі обговоріть наступні пункти:

• ділянки для передачі на обслуговування;
• алгоритм співпраці;
• місце ведення бухобліку (на базі замовника або в офісі компанії-виконавця);
• вартість послуг.

Крок 3. Укладаємо договір

Настав момент укладення договору на аутсорсинг бухуслуг. Я не втомлююся повторювати: перед його підписанням уважно вчитуйтесь в кожен пункт.

Пам'ятаєте! Якщо якийсь момент співробітництва закріплений договором на бухгалтерські послуги, значить, це навіщось потрібно! Немає в цьому документі ліричних відступів і зв'язуючих речень, все тільки по справі.

Подивіться уважно, хто укладає з вами договір від імені аутсорсингової фірми, перевірте його повноваження.

Якщо в договорі є пункт про те, що відповідальність аутсорсера застрахована, попросіть пред'явити страховий поліс (або його копію). Уважно ознайомтеся з переліком застрахованих ризиків та сумою страхового відшкодування.

Важливо! Більшість російських страхових компаній не страхують від ризику неподання звітності.

Особливу увагу раджу приділити переліку переданих на обслуговування в бухгалтерську компанію ділянок, функцій і повноважень. У разі якихось проблем у майбутньому результат їх вирішення буде залежати саме від договору.

Якщо при читанні договору вам не зрозумілі якісь його пункти або формулювання, просіть докладних роз'яснень.

Вас не задовольнила відповідь представника бухфирмы? Сміливо беріть зразок договору і звертайтеся за консультацією до професійних юристів.

Ви уважно прочитали та проаналізували? У вас не залишилося жодних сумнівів? Тоді підписуйте договір і починайте співпрацю!

Крок 4. Погоджуємо план ведення бухгалтерського обліку

Після того, як договір укладений, необхідно узгодити план ведення обліку в бухгалтерії з фахівцем-аутсорсером, якому компанія-виконавець доручила вашу фірму.

Планові заходи визначаються, виходячи з поставлених завдань, стану, в якому знаходиться бухгалтерський облік замовника та переданих ділянок.

На цьому етапі розробляється графік документообігу, в якому прописується: скільки разів, коли і яким чином буде відбуватися обмін документацією.

Крок 5. Отримуємо бухгалтерську звітність

Незалежно від того, чи віддали ви всі ділянки обліку своєї фірми в аутсорсинг або тільки деякі з них, результатом стане бухгалтерська звітність.

Це може бути звітність за запитами внутрішніх користувачів (наприклад, засновників), або звітність в контролюючі органи, або ж публічна і статистична звітність.

Також замовник може отримати оперативну звітність за необхідний період (добу, тиждень, місяць тощо) за різних ділянках господарської діяльності.

4. Хто надає послуги по веденню бухгалтерії   огляд ТОП-3 компаній

Віддаючи ведення бухгалтерії своєї компанії аутсорсеру, важливо вибрати фірму, яка гарантовано якісно і на високому професійному рівні виконає поставлені перед нею завдання.

Щоб полегшити вибір, я продовжую знайомити вас, шановні читачі, з аутсорсинговими компаніями, що представляють бухуслуги.

1) Моя справа

Интернет-бухгалтерія «Моя справа» — один з найпопулярніших бухгалтерських онлайн-сервісів. На сайті компанії є все, що потрібно для ведення бухгалтерії не тільки бухгалтерам та підприємцям, але і досвідченим професіоналам.

Сервіс пропонує своїм користувачам:

• ведення бухобліку;
• аутсорсинг бухуслуг;
• складання та відправлення звітності;
• безкоштовні експертні консультації;
• власну довідково-правову систему, що містить в собі безліч готових рішень під клієнтські запити.

Сервіс починає піклуватися про своїх користувачів з самих перших кроків у бізнесі   з моменту реєстрації фірми. Усього кілька хвилин буде потрібно для формування пакета реєстраційних документів, причому ця послуга абсолютно безкоштовна.

Інтернет-бухгалтерія «Моя справа» інтегрована з багатьма провідними банками РФ, що дозволяє завантажувати банківські виписки в бухгалтерії клієнта автоматично. Система не тільки завантажує виписки, але й розподіляє кошти за рахунками і статтями витрат бухобліку.

І це тільки мала частина можливостей цього онлайн-сервісу. Відвідайте сайт інтернет-бухгалтерії «Моя справа» і переконайтеся самі.

2) Базис

ТОВ «Базис-Аудит» утворена в 1996 як аудиторська компанія. У 2006 фірма відкрила новий напрямок — «Бухгалтерський облік та оподаткування».

З 2015 компанія включена в Загальноросійський «Реєстр надійних компаній». З цього ж року «Базис-Аудит»   член Московської торгово-промислової Палати.

У 2016г «Базис-Аудит» об'єдналася з великої московської юрфірмою. Результат об'єднання стало створення консалтингової групи «Базис».

Робота по трьом затребуваним напрямками: аудит і оцінка, бухуслуги, юридичні послуги дозволила компанії на протязі багатьох років успішно вести свій бізнес. Постійні клієнти компанії   понад 1000 організацій.

3) Информаудитсервис

ТОВ «Информаудитсервис (ІАС)» одне з перших в далекому 1992 початок розвивати московський ринок бухгалтерських і аудиторських послуг. В 2011 компанія ІАС перетворилася в банківсько-консалтингову фірму, розширивши спектр надаваних послуг і значно підвищивши їх якість.

Зараз це фірма налічує у своєму штаті понад 400 висококласних фахівців, які працюють у 5 офісах в 16 регіонах РФ. У 2016 році ТОВ «ІАС» зайняло 2 місце серед російських бухгалтерських компаній за рейтингом Експерт РА.

Фірма надає різноманітні послуги в сфері банківських, консалтингових та аутсрсинговых послуг.

5. Як заощадити на веденні бухгалтерського обліку — 3 корисних ради

«Ми всі повинні навчитися економити»— сказав американський президент Трумен. Ви з ним згодні?

Якщо так, то читайте мої поради і починайте вчитися економити з послуг по веденню бухобліку вашої фірми.

Порада 1. Доручайте ведення бухгалтерського обліку спеціалізованим компаніям

Всім відомо, що вести бухгалтерський облік в малому бізнесі самостійно може практично будь-який підприємець (наприклад, ведення бухгалтерського обліку ІП).

Проте відомо також, що підсумок такого обліку нерідко буває сумним. Тому я завжди раджу зважити всі за і проти, перш ніж братися за бухоблік. Якщо ви не впевнені у своїх силах, віддайте цей найважливіший ділянку професіоналам.

Віддавши ведення бухгалтерського обліку своєї компанії на аутсорсинг, ви отримаєте цілий ряд переваг.

Основні переваги бухгалтерського аутсорсингу:

• вам більше не треба витрачатися на організацію робочого місця штатного головбуха;
• ви економите фонд оплати праці своєї фірми та кошти на оплату «зарплатних» внесків в ПФР і ФСС;
• витрати на послуги бухгалтерської фірми зменшують оподатковуваний прибуток вашої компанії;
• вашій фірмі не знадобиться відновлення бухгалтерського обліку, оскільки їм будуть займатися професіонали;
• крім того, вам більше не потрібно оплачувати курси підвищення кваліфікації бухгалтерів, думати про підбір спеціальних облікових програм — ви отримаєте професійні послуги в обсязі, обумовленому договором з аутсорсингової фірмою.

Порада 2. Вибирайте індивідуальні схеми ведення бухгалтерського обліку

Звертаючись до аутсорсингової компанії за бухгалтерськими послугами, заздалегідь визначтеся, що ви хочете отримати від такого співробітництва. Виходячи з цього, слід вибрати схему ведення бухобліку.

Можливо, вам більше підійде варіант, коли компанія надасть вам фахівця для повного супроводу вашого обліку або ви виберете тільки якісь конкретні ділянки для передачі на обслуговування.

Бухгалтерські фірми, як правило, готові розробити індивідуальну схему ведення бухобліку для своїх замовників.

Порада 3. Консультуйтеся з вибору вигідною системи оподаткування

Я завжди намагаюся донести до всіх бажаючих почати свій бізнес, що після того, як ви все спланували, необхідно зайнятися пошуком головбуха, або компанії, якій ви довірите ведення бухгалтерії свого бізнесу.

Так, ви не помилилися! Не закуповувати обладнання, не наймати виробничих робітників, а вирішити питання: кому ви довірите бухоблік.

Професійний бухгалтер:

• зможе правильно підібрати організаційно-правову форму для вашої фірми;
• розрахує податкове навантаження і підбере оптимальну систему оподаткування;
• швидко і якісно вирішить всі реєстраційні питання у податковій інспекції та фондах;
• підбере надійний банк, вигідний тариф і відкриє рахунок.

Цей підхід однаково добре працює зі штатним бухгалтером, і з аутсорсингової фірмою.

У вас вже діючий бізнес і немає штатного бухгалтера або він не досить професійний?

Ви плануєте відкрити новий напрямок або провести злиття-поділ фірми?

Для грамотного підходу до цих процесів, а також для вибору вигідною системи оподаткування, дуже корисними можуть виявитися послуги бухгалтера з аутсортинговой фірми або його консультаційна підтримка.

Деякі особливості ведення бухгалтерського обліку, ви зможете дізнатися, подивившись відеоролик.

6. Висновок

Ну, що ж, підсумуємо! Я розповіла вам, як грамотно організувати ведення бухгалтерського обліку вашої фірми за допомогою бухгалтерських компаній.

Ви дізналися, які способи використовуються при цьому, як правильно вибрати компанію і укласти договір на ведення бухгалтерії аутсорсерами, отримали поради практика, які дозволять заощадити на бухуслугах.

Бажаю вам не знати проблем з бухгалтерським обліком вашого бізнесу! Коментуйте, залишайте відгуки! Будемо дуже вдячні!