Що таке кадровий аутсорсинг — повний огляд поняття і покрокова інструкція по переходу на аутсорсинг кадрового діловодства + огляд ТОП-5 компаній-аутсорсерів

Бізнес-журнал і Ганна Медведєва вітають своїх читачів! У цій статті пропонуємо чергову цікаву тему   кадровий аутсорсинг.

Кадровий аутсорсинг став останнім часом вельми затребуваною послугою і продовжує набирати популярність у комерційних структур, оскільки будь-яке підприємство має штат співробітників і відділ кадрів. Багато компаній всерйоз замислюються про перехід на такий формат роботи.

Читайте статтю, вивчайте нюанси та особливості кадрового аутсорсингу. Можливо, для вашої організації цей вид послуг буде вірним і вигідним рішенням.

Давайте почнемо!

1. Що таке кадровий аутсорсинг і кому він потрібен?

Аутсорсингом називається передача будь-яких функцій підприємства іншої компанії на договірній основі. Неважко здогадатися, що передається та сфера, яка не є для підприємства основної. Це дозволяє зосередити внутрішні ресурси на основний діяльності.

Кадровий аутсорсинг — це передача сторонній організації всієї роботи відділу кадрів. Тобто ви отримаєте так званий віддалений відділ кадрів.

Кому це може бути вигідно? В першу чергу керівникам невеликих і підприємств, що розвиваються, які ще не можуть собі дозволити мати повноцінний відділ кадрів.

Обов'язки кадровиків в такому випадку покладаються на інших фахівців (наприклад, секретаря або бухгалтера).

Але у такого розподілу додаткових обов'язків є істотні недоліки:

• безграмотне ведення справ, оскільки ними не займається спеціаліст;
• вимогу працівником додаткової оплати, що абсолютно справедливо;
• недбале ставлення до додаткового навантаження, що природно   адже співробітник зосереджений на своїх прямих обов'язках.

Аутсорсинг кадрового діловодства дуже актуальне тоді, коли потрібно терміново і швидко набрати нових працівників. Наприклад, робітників на нову галузь виробництва або на будівельний об'єкт.

Ще один варіант прямої вигоди аутсорсингу кадрів — для іноземних компаній, нещодавно працюючих російському ринку і не вникших ще у вітчизняне трудове законодавство.

Позитивні і негативні сторони аутсорсингу відділу кадрів:

Про інші види віддаленої співпраці читайте публікацію «Аутсорсинг» на нашому сайті.

2. Які завдання можна віддати на кадровий аутсорсинг   огляд ТОП-5 основних функцій аутсорсингу кадрового обліку

Повний список буде дуже великим, ми перерахуємо лише основні його пункти. Які з них передавати на аутсорсинг, буде залежати тільки від потреб і можливостей вашого бізнесу.

Функція 1. Прийом і звільнення співробітників

Компетентні аутсорсери при прийомі на роботу нових співробітників проявлять увагу до таких нюансів, яких ви можете навіть не помітити. Крім того, у них є більше часу на це.

З звільненням буде складніше   буде потрібно знання законодавства. Ця потреба особливо гостро відчувається при виникненні конфліктних ситуацій. Щоб звільнення не стало проблемою, потрібно щоб працевлаштування спочатку велося за всіма правилами.

Якщо труднощі все-таки виникли, має сенс звернутися за консультацією до професіоналів. Такі послуги надає, наприклад, компанія «Правознавець.ua»   сервіс онлайн-консультацій.

З компанією співпрацює велика кількість юристів різних сфер юриспруденції по всій . Загальне число фахівців, що працюють через портал, сягає 16 000. Одночасно в онлайні знаходиться щодня не менше 700 юристів з різних галузей права. При бажанні ви можете знайти фахівця з свого міста і зустрітися з ним в офлайні.

Алгоритм роботи на сайті гранично спрощений. Ви залишаєте свій запит, а потім вибрати консультанта з тих, що пропонують свої послуги. Отримати юридично грамотну консультацію можна абсолютно з будь-якого питання. Можна просто задати питання на головній сторінці і почекати відповіді.

Якщо на зв'язку будуть вільні спеціалісти, ви можете отримати онлайн-консультацію навіть безкоштовно. Замовити можна також складання будь-яких документів.

Будь-які питання юридичного характеру можна вирішити на Правознавець.ру в онлайн-режимі або по телефонам.

Якщо запитання є вже зараз, сміливо пишіть в чат або телефонуйте за номерами:

Москва: 8 (499) 348-93-89
СПб: 8 (812) 602-78-84
Безкоштовний номер по всім регіонам: 8 (804) 333-72-89.

Функція 2. Розробка трудових договорів, посадових інструкцій

Відстежувати постійні зміни в трудовому законодавстві клопітно, і не в кожного роботодавця є на це час і внутрішні ресурси. Аутсорсери ж постійно стежать за всіма змінами і зазвичай в курсі всіх нововведень.

Складання посадових інструкцій забирає багато часу, а часто взагалі залишається на потім. Цю роботу можна легко віддати на виконання фірмі-аутсорсеру.

Функція 3. Заповнення трудових книжок

Робота, на перший погляд здається простою, вимагає особливої уваги. Трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність і стаж працівника. Заповнювати її потрібно у відповідності з усіма нормами, інакше в майбутньому людина, яка у вас працював, зіткнеться з різними проблемами з вашої вини.

Якщо у вас немає відділу кадрів або роботу кадровиків виконують інші співробітники, можна майже з упевненістю сказати, що правильно заповнювати трудові книжки у вас не вміють. Тому краще довірити це фахівцям.

Функція 4. Складання штатного розкладу і графіка відпусток

Згідно з трудовим кодексом, штатний розклад не є обов'язковим, тому в невеликих компаніях воно часто взагалі відсутня. Проте воно значно спрощує роботу, коли справа стосується найму нових співробітників або обліку первинної документації для оплати праці працівників.

Графік відпусток часто оформляється не за правилами. Хоча якщо при перевірці з'ясовується, що він не затверджений наказом, це вважається порушенням і загрожує покаранням.

Функція 5. Розробка правил внутрішнього трудового розкладу

По-перше, цей документ не повинен суперечити трудовому кодексу РФ.

По-друге, він не повинен погіршувати становище працівників порівняно з чинним трудовим законодавством.

При складанні правил внутрішнього трудового розкладу необхідно гарне знання трудового законодавства. Якщо ви не володієте цими знаннями, а в штаті організації немає відповідного фахівця, аутсорсингове співпраця буде виходом з положення.

У статті «Бухгалтерський аутсорсинг» читайте про новий формат ведення бухгалтерії.

3. Як перейти на аутсорсинг кадрового діловодства — 5 основних етапів

Отже, спробуємо перейти на новий формат роботи. Головне   діяти обдумано і системно.

Етап 1. Оцінка поточного стану справ компанії

Зробити це краще не приблизно, а максимально точно. Тобто, склавши щось на зразок звіту, прописавши все в цифрах, позначивши всі плюси і мінуси майбутньої співпраці.

при цьому прорахувати, у скільки обійдеться утримання в штаті власних кадровиків і скільки доведеться платити стороннім фахівцям.

Такий підхід допоможе вам відповісти на головне питання: буде чи перехід на аутсорсинг доцільним? І якщо так, які функції відділу кадрів варто віддати на виконання професіоналам?

Етап 2. Вибір підрядника

Чому до вибору компанії-аутсорсера слід поставитися дуже серйозно?

В сфері кадрового аутсорсингу дуже важливо мати:

• хороший досвід;
• досвід у вирішенні нестандартних ситуацій;
• бездоганну репутацію.

Радимо також звернути увагу на страхування професійної відповідальності — у будь-якої солідної компанії вона є. Крім того, деякі фірми працюють з великими організаціями, а деякі — тільки з малими. Технологія роботи при цьому різна.

Етап 3. Формулювання умов співробітництва

При спільній розробці контракту перед вами, як перед замовником, постає головне завдання   донести до підрядника однозначне розуміння ситуації. Для цього потрібно чітко формулювати завдання і цілі, задавати уточнюючі питання і обговорювати зустрічні.

Тут формулюється і технічна сторона питання   які будуть використовуватися методики, програмне забезпечення і т. д. Якщо прийоми і рішення партнерів виявляться відмінними від ваших, прислухайтеся до них.

Про те, чим різняться оренда персоналу і кадровий аутсорсинг і як формується вартість послуг аутсорсингу читайте у статті «Аутсорсинг персоналу».

Етап 4. Укладення договору

Компанії-аутсорсеру стануть відомі особисті дані співробітників і різна інформація вашого підприємства, яка потребує повної секретності. Тому першим ділом обговоріть і пропишіть умова про дотримання конфіденційності.

Інші важливі пункти:

• вимоги кваліфікації та професійного досвіду персоналу аутсорсера;
• терміни виконання та здачі роботи;
• порядок і умови оплати послуг;
• відповідальність за якість послуг.

Для участі у складанні та укладення договору запросіть незалежного юриста.

Етап 5. Організація контролю за роботою аутсорсера

Зазвичай вистачає одного співробітника, який буде надавати звітність керівництву.

Звіт складається з:

• аналізу роботи фахівців-аутсорсерів на основі зворотного зв'язку від персоналу, менеджерів та контрагентів;
• оцінки відповідності діяльності партнерів запланованих показників;
• спільного обговорення всіма учасниками процесу проміжних підсумків.

Виниклі проблеми обговорюйте разом з аутсорсерами. Тому що причин у них дві   або неналежне виконання, або неправильно планування.

Про особливості передачі на аутсорсинг обслуговування комп'ютерів і серверів читайте статтю «Аутсорсинг ІТ-послуг».

4. Аутсорсинг кадрового обліку на вигідних умовах   огляд ТОП-5 компаній з надання послуг

Вартість на кадровий аутсорсинг залежить від кількох факторів:

• завдань, які потрібно виконати;
• обсягу робіт;
• рівня кваліфікації фахівців, які будуть займатися вашими справами;
• строків (надтермінова робота може оплачуватися дорожче);
• типу діяльності підприємства.

Але в будь-якому випадку підсумковий цінник складається індивідуально для кожного замовника при укладанні договору.

Тепер зробимо невеликий огляд компаній, до яких можна звернутися у разі виниклої необхідності.

1) Компанія «Talent Pool»

Компанія ось вже 11 років успішно працює в сфері аутсорсингу персоналу, аутсорсингу бізнес-процесів і консалтингу. Тут застосовуються тільки інноваційні методи і працюють тільки найкращі фахівці, які постійно підвищують свій професійний рівень.

Їх клієнти   організації з абсолютно різних областей бізнесу.

мета   економити ваш час і бюджет.

Область їх діяльності   вся Росія.

Завдяки зручному сервісу, робота йде оперативно та максимально результативно. Уся відповідальність компанії застрахована.

2) Компанія «Правомочність»

Висококваліфіковані фахівці надають різні юридичні і бухгалтерські послуги. Компанія дає гарантію повернення ваших коштів у разі невиконання послуги. Професійна відповідальність всіх фахівців застрахована.

Зі сфери кадрового діловодства можна замовити:

• повне ведення кадрового діловодства;
• постановку кадрового обліку;
• кадровий аудит;
• складання правил внутрішнього трудового розпорядку;
• складання штатного розкладу.

Більше 20000 задоволених клієнтів за весь період діяльності.

3) Компанія «Staff Energy»

Організація пропонує рішення кадрових питань будь-якої складності і терміновості. Потрібно просто залишити заявку на сайті, і менеджер зв'яжеться з вами для обговорення всіх нюансів обраної послуги.

Ви можете також замовити аутсорсинг логістичного, виробничого, клінінгового і інжинірингового персоналу.

Повна матеріальна відповідальність і юридична правовірність   компанія застрахована від всіляких ситуацій. «Staff Energy» працює в , має понад 15 регіональних філій та понад 50 регіональних рекрутерів.

4) Аутсорсингова компанія «ЮКСОР»

Вам пропонується великий перелік послуг, що входять в пакет «Ведення кадрового обліку». Крім повного ведення всієї кадрової документації, ви можете отримати консультації по трудовому законодавству РФ.

На сайті наводиться розрахунок на різні види послуг:

• кадрове діловодство з нуля;
• відновлення кадрового діловодства;
• аудит кадрового діловодства та обліку;
• різні додаткові роботи.

Компанія гарантує конфіденційність і ідеальне оформлення документів. Консультації по телефону або при особистій зустрічі.

5) Консалтингова компанія «Coleman Services»

Тут надають комплексні кадрові рішення. Компанія працює як з невеликими організаціями, так і з великими підприємствами, а також може підготувати організацію до перевірки або усунути виявлені недоліки після неї.

Ви вибираєте будь-який з 4 видів співробітництва:

• ведення кадрового адміністрування в базі «Coleman Services»;
• ведення кадрового адміністрування у вашій базі;
• віддалене ведення кадрового діловодства;
• фахівець-імплант на вашій території.

Є й інші додаткові послуги, ознайомитися з якими можна на сайті компанії.

5. Як уникнути помилок при переході на аутсорсинг — 4 прості поради новачкам

Щоб не випробувати розчарування від нової співпраці, бажано передбачити якщо не всі, то більшість ймовірних помилок. Постараємося допомогти вам у цьому.

Порада 1. Відмовтеся від різкого переходу на кадровий аутсорсинг

Укладення договору — не кінець процесу, а лише його початок. Вам доведеться не тільки пристосовуватися до нового формату роботи, але і домагатися того, щоб він виправдав себе. А для цього потрібен і час, і спільні зусилля — як аутсорсерів, так і ваших співробітників.

Тому не поспішайте відразу звільняти кадровиків в надії на те, що це різко скоротить витрати підприємства. І перший час контролюйте діяльність вашого провайдера, щоб не упустити навіть дрібниці в процесі. Адже домогтися результату — одна справа, а закріпити його на весь період співпраці   зовсім інше.

Порада 2. Уважно вибирайте компанію-підрядника

Правильний вибір аутсорсера — чи не головний чинник, що забезпечує успішне співробітництво. Уважно вивчіть ринок послуг та кожного кандидата. Перед цим складіть список вимог, яким він повинен відповідати, і при виборі орієнтуйтеся саме на це відповідність.

Зверніть увагу і на те, чи володіє компанія-аутсорсер достатнім запасом ресурсів. Тоді вам не доведеться міняти партнера у разі, якщо ваше підприємство розшириться і обсяг робіт збільшиться.

Порада 3. Ретельно оціните вигоди від переходу на аутсорсинг

Перехід на аутсорсинг кадрового обліку, як на будь-який інший, в більшості випадків продиктований прагненням до економії. Однак, часто економія виявляється сумнівною, оскільки вибравши компанію з низькими цінами, ви ризикуєте отримати таке ж низька якість послуг від некваліфікованих фахівців.

Тільки прорахувавши вигоди нового формату роботи і порівнявши всі плюси і мінуси, можна реально оцінити ситуацію і визначити, чи потрібно вам передавати на аутсорсинг функції відділу кадрів. Чим більше буде аналізу, тим менше буде помилок.

Про те, чи всі другорядні функції підприємства вигідно передавати на аутсорсинг, пропонуємо почитати статтю «Аутсорсинг охорони праці».

Порада 4. Чітко пропишіть відповідальність сторін у договорі

найпоширеніший пункт, який при аутсорсинговому співпрацю викликає взаємні претензії, — це відповідальність сторін. А трапляється це найчастіше тому, що це питання недостатньо добре опрацьований при складанні договору.

Тому зони і межі відповідальності визначайте чітко і конкретно. При цьому бажано врахувати і нестандартні ситуації.

Приклад

Організація, що займається поставками комп'ютерів, передала на аутсорсинг роботу кадрового діловодства. Не надавши вчасно звіт про виконану роботу, фирма-аутсорсер була змушена сплатити неустойку за порушення строків, так як в договорі не було зазначено, що терміни здачі можна продовжити, якщо виконавець повідомляє замовника про неможливість виконати завдання в зазначений період.

На завершення пропонуємо подивитися відео про те, які помилки найчастіше допускаються в кадровому діловодстві. Якщо ви звернетеся до серйозної компанії-аутсорсеру, всіх перелічених порушень можна уникнути.

6. Висновок

Можна зробити висновок, що кадровий аутсорсинг   досить вигідна форма співпраці. Він звільнить ваших спеціалістів від рутинної роботи, заощадить гроші і час і забезпечить ваш бізнес грамотним веденням кадрової документації.

Колектив онлайн-журналу бажає своїм читачам успіхів і процвітання! Будемо вдячні за оцінки і коментарі.