Що таке аутсорсинг бухгалтерських послуг   повний огляд поняття і покрокова інструкція як скористатися послугою + 4 ради як вибрати надійного аутсорсера

Привіт, читачі сайту ! Вас вітає Ганна Медведєва. У нашій статті ми розглянемо нове для багатьох поняття   аутсорсинг бухгалтерських послуг.

Стаття буде корисна власникам і керівникам великих підприємств, так і представникам малого і середнього бізнесу.

Бухгалтерський облік — це вічний головний біль для керівників: постійні зміни в законодавстві, штатний бухгалтер щось наплутав у звітності або просто несподівано звільнився. Що робити? Самому братися розбиратися в цих горах паперів?

насправді все набагато простіше. Можна передати ведення бухгалтерії сторонньої компанії, яка буде відповідати за правильність, точність і своєчасність ведення всього бухгалтерського обліку, а вам потрібно буде просто ставити свої підписи на звітах і ні про що не переживати.

Почнемо по порядку!

1. Що таке аутсорсинг бухгалтерських послуг і коли він може знадобитися?

Аутсорсинг являє собою залучення до співпраці сторонніх організацій, які беруть на себе частину обов'язків в роботі підприємства. Стосується це тих сфер, які не є основними в діяльності організації.

Аутсорсинг бухгалтерських послуг – це повна передача ведення бухгалтерії підприємства в руки аутсорсингової фірми, компетентної в даній сфері, або одиночного спеціаліста-аутсорсера.

Основні цілі і причини переходу на аутсорсинг:

• зниження ризиків (штрафів, пені або навіть примусового закриття організації);
• зниження витрат (що особливо актуально в умовах кризи або малої фінансової активності підприємства);
• підвищення гнучкості бізнесу;
• зменшення числа штатних співробітників;
• невеликий дохід компанії;
• неможливість утримувати офісне приміщення;
• відкриття філій;
• діяльність іноземних компаній.

Приклад

Велика німецька корпорація відкриває представництво в . Не маючи досвіду роботи в РФ і не будучи обізнаними у всіх тонкощах фінансового законодавства в , представники прийшли до висновку, що самостійно займатися бухгалтерією буде складно і невигідно.

Проаналізувавши ринок аутсорсингових послуг, керівництво компанії зупинилося на відповідній фірмі, підписав контракт і по сей день досить співпрацею.

Нововведення може виправдати себе на 100%, а може виявитися абсолютно нерентабельним. Тому потрібно добре вивчити питання. І не лише саму ідею, а й прийнятність її у вашому конкретному випадку.

Переваги і недоліки бухгалтерського аутсорсингу:

Додаткові подробиці ви знайдете в оглядовій статті «Аутсорсинг».

2. Що включає в себе бухгалтерський аутсорсинг   огляд ТОП-5 основних функцій

Звертаючись до послуг фірми-аутсорсера, ви отримаєте повне бухгалтерське обслуговування вашого підприємства, яке не обмежиться тільки веденням планової звітності. Функції аутсорсера вельми різноманітні. Розглянемо головні з них.

Функція " 1. Обробка і систематизація первинної документації

Це робота з усіма документами, необхідними для оформлення звітності. Накладні, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, виписки з рахунків, товарні чеки, платіжні доручення, прибуткові та видаткові ордери та інші папери входять в цей список.

Крім того, правильність оформлення та зберігання первинних документів завжди потрапляє в поле зору податкового органу під час проведення планової або позапланової перевірки. Якщо є невідповідності чинному законодавству, аутсорсингова фірма призведе ваш архів в порядок.

Функція 2. Створення первинного регістри бухгалтерського обліку

Це документ, в якому в довільній формі відображаються дані первинної документації. Регістри систематизують інформацію, а їх складання є підготовчим етапом перед складанням звітності.

У первинному регістрі відображаються вже не вихідні, а операційні дані. Складається він зазвичай у вигляді таблиці, куди вносяться всі дані первинних документів.

Функція 3. Автоматизація бухобліку

Фінансова діяльність підприємства відображається у великій кількості документів. Щоб вся документація містилася в належному порядку, була введена обов'язкова автоматизація, і бухгалтерія стала чи не першим її об'єктом.

У фінансовому законодавстві постійно з'являються нові положення. Фирма-аутсорсер, яка спеціалізується тільки на бухгалтерських послугах, зазвичай завжди в курсі всіх новин своїй галузі і швидко обзаводиться новими версіями бухгалтерських програм.

Функція 4. Ведення первинної документації

Щоб вірно скласти бухгалтерську і податкову звітність, необхідно вміти правильно заповнювати первинну документацію. Аналогічні навички необхідні для складання повного переліку доходів і витрат організації.

Ведення первинної документації вимагає досконалого знання норм, правил і методик розрахунку податків. Адже від цього залежить вся фінансова сторона роботи вашого підприємства.

Функція 5. Формування та здача податкової звітності

Податковий кодекс наказує здавати звітність в досить жорсткі строки. Передбачена і спеціальна форма заповнення податкової декларації. Як перше, так і друге повинно суворо дотримуватися.

Фахівці фірми-аутсорсера, будучи в курсі всіх тонкощів, оформлять всі згідно стандартам. Якщо звітність надсилається в електронному вигляді, для неї є спеціальна програма. У письмовому   рекомендованим листом поштою або особисто в податковому органі.

3. Як перейти на аутсорсинг бухгалтерських послуг   покрокова інструкція для початківців бізнесменів

Тепер подивимося, як виглядає на практиці весь процес перекладу бухгалтерії на аутсоринг. В принципі, нічого складного. Головне — це системність дій.

Крок 1. Аналізуємо стан внутрішніх справ компанії

насамперед потрібно визначити, наскільки доцільно звертатися до послуг аутсорсингової фірми. Часто проблема криється не в низькому рівні кваліфікації бухгалтерського персоналу, а в поганій організації роботи.

Це може бути нерівномірний розподіл обов'язків між співробітниками (хтось перевантажений і просто фізично не встигає все зробити, а хтось сидить без діла). Або ж інші відділи не вчасно здають в бухгалтерію документи, необхідні для подальшої обробки.

Крок 2. Приймаємо рішення про передачу бухгалтерії компанії-підряднику

Тепер необхідно визначити різницю в оплаті праці штатних бухгалтерів та співробітників фірми-аутсорсера. Для наочності радимо прописати в порівняльній таблиці (бажано — у фінансовому вираженні).

З чого складається вартість аутсорсерских бухгалтерських послуг? Або це повністю ведення бухгалтерії, або базовий тариф, або виконання якихось окремих операцій. Послуги можуть бути як разовими, так і постійними.

Варіант часткової передачі справ на аутсорсинг теж варто мати на увазі. Однак, практика показує, що передача повного комплексу бухгалтерської роботи аутсорсера дозволяє економити до 40-60%.

Крок 3. Вибираємо аутсорсингову компанію

До вибору потрібно підійти більш ніж грунтовно. Від того, наскільки професійно працює фірма-аутсорсер, багато в чому буде залежати успішність вашого підприємства.

На що слід звертати пильну увагу при виборі аутсорсингової компанії:

• популярність, період існування і репутація фірми;
• наявність тестового періоду;
• юридично грамотно складений договір;
• гарантія конфіденційності;
• наявність безкоштовного експрес-аудиту;
• гнучка система ціноутворення;
• подання фірмою ваших інтересів у податкових органах;
• можливість проведення для вас податкової оптимізації;
• високий рівень професійної підготовки співробітників фірми-аутсорсера;
• доступ до онлайн-бухгалтерії.

Крок 4. Розробляємо умови контракту

Договір про аутсорсинг в основі своїй є договором надання послуг.

При його складанні ми радимо приділити особливу увагу наступним пунктам:

• перелік послуг, які будуть надаватися;
• терміни надання інформації і результатів;
• ступінь відповідальності;
• умови розірвання контракту.

Чітко прописавши всі пункти, не допускаючи формулювань, які можна тлумачити двояко, ви убезпечите себе від можливих помилок і, отже, отримаєте співробітництво на вищому рівні.

Крок 5. Укладаємо договір

Контракт на аутсорсингові послуги може укладатися на різні терміни. Законом це не регламентована і залежить повністю від завдань, які ви поставите. Коли будете складати договір, пропишіть також можливість його подальшої пролонгації (продовження).

Рекомендуємо передбачити і можливість розірвання контракту однією із сторін до закінчення обумовленого терміну з відшкодуванням збитків або оплатою понесених витрат. Тут варто особливо подбати про умови передачі інформації.

Крок 6. Переходимо на новий формат роботи

Витрати на оплату послуг аутсорсингової компанії відносяться до управлінських витрат, і розписуються у договорі. При цьому податок на додану вартість не враховується.

Якщо в якийсь період часу бухгалтерська документація не велася з-за відсутності головного бухгалтера, то фахівці організації-аутсортера цілком можуть зайнятися відновленням обліку. Потрібно лише заздалегідь прописати це в договорі.

Крок 7. Організовуємо механізм взаємодії та контролю з аутсорсером

Після підписання договору вам потрібно передати аутсорсингової фірмі всю бухгалтерську документацію. Це договори купівлі-продажу, договори поставок і послуг, трудові накази, документи на придбання основних засобів та все інше.

Коли закінчується квартал і звітний період, вам потрібно здати до податкового органу відповідні документи з підписом. Коли ж аутсорсингова компанія здає річний звіт, необхідно скласти загальний реєстр всіх документів, які за минулий рік ви передавали їй. Вся ця документація повертається вам назад разом з описом.

В рубриці «Починаючим підприємцям» читайте також про особливості аутсорсингу персоналу.

4. Бухгалтерський аутсорсинг на вигідних умовах   огляд ТОП-5 компаній з надання послуг

Як ми вже згадували, зупиняти свій вибір на аутсорсингової компанії слід особливо після ретельного аналізу. Ми вибрали кілька фірм і пропонуємо вам ознайомитися з їх послужним списком.

1) «Моя справа»

Компанія «Моя справа» примітна насамперед тим, що засновує роботу на найсучасніших технологіях. Повна інтернет-бухгалтерія — від обробки первинної документації до складання звітності.

Робота сервісу «Моя справа» побудована так, що вона ідеально підходить для УСН, ЕНВД, ОСНО і Патенту.

Вам пропонується на вибір 4 тарифу:

1. «Звітність у ФНС» — для ІП без співробітників. Формується й відправляється звітність ЕНВД або нульові по УСН.
2. «Без співробітників» — для ІП та ТОВ без співробітників. Розраховуються податки і внески. Формується й відправляється звітність. Готуються первинні документи і виставляються рахунки. Здійснюється складський облік. Проводяться консультації експертів.
3. «До 5 співробітників» — для ІП та ТОВ зі штатом до 5 працівників. До послуг попереднього тарифу додається облік по співробітникам.
4. «Максимальний» — для ІП та ТОВ зі штатом до 100 співробітників. Всі послуги, аналогічно попереднім тарифом, з урахуванням кількості працівників.

Крім того, що сервіс сам виконує всю бухгалтерську роботу, врахований фактор часу. Всі операції здійснюються миттєво   вивантаження платіжних доручень для відправки в банк, формування, перевірка та відправка звітів, звірка з ФНС на предмет наявності заборгованості, розрахунок внесків, зарплат та інших платежів.

Онлайн-сервіс абсолютно прозорий   ваша бухгалтерія завжди для вас відкриті. Можна контролювати статуси зданої звітності та сплати податків і відстежувати повідомлення з податкової. Крім того, можна самостійно виставляти рахунки клієнтам і навіть перевіряти майбутніх контрагентів на надійність.

Мобільний додаток допоможе повністю відстежувати рух коштів по всіх рахунках. Тобто ви зможете в будь-який момент перевірити стан ваших справ.

На ресурсі даються, в тому числі в онлайн-режимі, великі консультації   юриста, кадрового фахівця і податкового консультанта. Зайшовши на сайт компанії Моє Діло, можна отримати всю необхідну інформацію.

При тому, що компанія несе повну відповідальність за свої дії, вона оголошує про те, що вся її відповідальність застраховане на 100 000 000 рублів. Цифри досить значні.

2) «Бухгалтерія Плюс»

Компанія працює з 2009 року і спеціалізується в області бухгалтерського, податкового і кадрового обліку. Велика частина фахівців «Бухгалтерії Плюс»   члени Палати податкових консультантів та мають досвід роботи в держструктурах.

В спектрі послуг абонентське обслуговування, бухгалтерський облік, кадрове діловодство, повернення ПДВ, супровід податкових перевірок.

Послуги надаються будь-яким юридичним особам і індивідуальним підприємцям.

3) «Професійні рішення»

Повний комплекс бухгалтерських та юридичних послуг. Компанія працює 10 років і містить в штаті лише висококваліфікованих спеціалістів, постійно підвищують свій професійний рівень.

Індивідуальний підхід до кожного клієнта, гнучка цінова політика і повністю прозорі відносини з замовниками складають основу співпраці фірми зі своїми клієнтами.

4) «Wiseadvice»

Будучи дочірньою компанією 1С і членом Асоціації Європейського Бізнесу, фірма містить в штаті близько 200 співробітників і має у списку вже понад 5000 клієнтів.

Повний або частковий аутсорсинг бухгалтерії, оцінка і грамотні консультації, а також калькулятор розрахунку ціни послуг прямо на сайті. Плюс деякі приємні бонуси.

5) «Гарант АРС»

Повний комплекс послуг з організації, веденню та відновленню бухгалтерського обліку. Компанія використовує новітні технології і пропонує віддалений супровід.

Працюючи з 2000 року, колектив «Гарант АРС» може пишатися солідним досвідом і високим професійним рівнем. Компанія — одна з перших у своїй сфері і вважається надійним партнером.

5. Як вибрати надійного аутсорсера бухгалтерських послуг — 4 корисних ради новачкові

Навіть у тому випадку, коли ви звертаєтеся до фірми-аутсорсера за рекомендації, радимо проявити деяку пильність. Прислухайтеся до наступних порад.

Порада 1. Уточніть, чи гарантує аутсорсер дотримання конфіденційності

Це одне із самих серйозних вимог, які висуваються до бухгалтерських послуг. Це дуже важливо, оскільки фірмі, яка буде займатися вашою бухгалтерією, стануть відомі всі нюанси роботи вашого підприємства.

Тому в договорі має бути обов'язково присутній пункт про умови конфіденційності інформації. Як варіант   можна укласти додаткову угоду.

Вам треба отримати гарантію від аутсорсера і в тому, що всі дані (хоч в паперовому, хоч в електронному вигляді) залишаться незмінними, а доступ до них будуть мати лише довірені особи.

Порада 2. Дізнайтеся про наявність тестового періоду надання бухгалтерських послуг

Один з ознак солідності фірми — це коли вона може собі дозволити за мінімальну оплату або ж взагалі без неї запропонувати вам тестовий період надання послуг, щоб ви змогли оцінити рівень виконання робіт.

Це буде говорити не тільки про хороше фінансове становище компанії, але і про її впевненості в якості послуг, які вона надає. В серйозній фірмі знають, що економія на тестовому періоді часто призводить до втрати потенційного клієнта.

Порада 3. Звертайте увагу на популярність і репутацію фірми

Добре зарекомендували себе компанії існують не менше 10 років, мають безліч задоволених клієнтів і в пошуку таких не потребують, оскільки користувачі знаходять їх самі. Такі компанії знаходяться на хорошому рахунку і у податкових органів.

Оскільки конкуренція велика, фірма повинна тримати високий рівень не тільки у співпраці з іншими організаціями, але й усередині організації. Виявляється це в процесі внутрішнього аудиту.

Порада 4. Уважно вивчайте відгуки клієнтів

Думка незалежних клієнтів багато в чому допоможе оцінити рівень роботи компанії-аутсорсера. Відгуки можна подивитися на сайті фірми, на форумах, в соцмережах, у професійних рейтингах, ЗМІ та інших джерелах.

Скористайтеся особистими рекомендаціями   напевно хто-небудь з ваших знайомих або партнерів по бізнесу вже має досвід подібної співпраці. Особливу увагу приділяйте негативним відгуками   позитивні не завжди можуть відображати реальну картину, а ось негативні зазвичай правдоподібні (звичайно, якщо вони взагалі є).

Про те, на що потрібно орієнтуватися при виборі аутсорсера, радимо подивитися цікавий і корисний відеоролик.

6. 4 золотих правила для ефективної роботи з підрядником

Для плідної взаємодії зі сторонньою організацією недостатньо тільки укласти юридично грамотний договір та виконувати всі його пункти. У будь-якому співробітництві важливу роль відіграє людський фактор.

Правило 1. Поєднуйте довіру і контроль

Оскільки ви вручаєте стороннім фахівцям свою фінансову документацію, природно, що повинна бути довіра. Однак просто довіру — не цілком доречний для бізнесу фактор. Воно повинно бути також чітко обумовленим.

Звичайно в контракті не прописується штат співробітників, які будуть займатися вашою бухгалтерією. Крім того, в ході процесу вони можуть змінюватися. Якщо ж для вас важливо, щоб тільки якісь конкретні фахівці працювали з вашим підприємством, список потрібно затвердити в договорі.

Прописується при цьому і те, як буде проходити звіт компанії-аутсорсера перед замовником. Не потрібно особливо активно вимагати суворого виконання цього пункту, але й ігнорувати фактор перевірки теж не варто. Ви замовник і ви маєте право бути в курсі всіх операцій, які проводяться з вашими документами.

Правило 2. Чітко разграничивайте відповідальність кожної сторони

Стандартним договором про аутсорсингових послуг передбачено, що фірма-аутсорсер повністю несе відповідальність за якість і своєчасність виконуваних робіт. Якщо втрачені строки, неправильно складена звітність, невірно проведені розрахунки — у будь-якому такому випадку штрафи і пеню буде платити виконавець.

Замовник ж в свою чергу зобов'язаний надавати вчасно і в належному вигляді всі папери, необхідні для бухгалтерських проводок.

Ступінь відповідальності кожної сторони обов'язково повинна обумовлюватися усно і фіксуватися документально. Це стане запорукою успішного співробітництва.

Правило 3. Встановлюйте чіткі дедлайни

Разом з представником аутсорсингової організації вам потрібно визначити, коли фахівець буде приходити до вас за необхідними документами, коли вам будуть надавати інформацію про здачу звітності в податковий орган, коли ви будете здійснювати виїзну перевірку. Та інші робочі моменти.

У контракті потрібно обов'язково вказувати всі терміни, частоту і тривалість зустрічей, конференц-дзвінків і нарад, на яких буде присутній представник компанії-аутсорсера. Таке планування допоможе уникнути розбіжностей і зробить співпрацю максимально продуктивним.

Правило 4. Цінуєте внесок кожного фахівця

І, безумовно, поважайте працю співробітників. Компанії-аутсорсери спеціалізуються у своїй області і тільки в ній. В них працюють професіонали своєї справи, які напрацьовують досвід роками, постійно підвищують професійний рівень і стежать за всіма нововведеннями в законодавстві.

Фахівцям, які будуть працювати з вами, доведеться вникати у специфіку вашого бізнесу, а на кожному підприємстві вона своя. Тому професіонал у будь-якому випадку виконує роботу більш широку, ніж передбачено договором.

Яким ви вибудуєте взаємодія з виконавцем, таким і буде співпраця. А в основі співпраці на вищому рівні лежить саме взаємоповага і довіра.

Додаткові відомості по темі ви знайдете у статті «Кадровий аутсорсинг».

7. Висновок

Підведемо підсумки. Аутсорсинг бухгалтерських послуг активно розвивається в нашій країні. При чіткій оцінці вашого бізнесу і правильному підході він допоможе заощадити чимало коштів і дасть вам додаткову можливість зосередити всі зусилля на основній діяльності.

Дорогі друзі! Використовуйте різні можливості для просування вашого підприємства. Колектив нашого сайту бажає вам процвітання, збільшення прибутку і успіхів у бізнесі! Чекаємо від вас коментарів, оцінок і пропозицій.