Чекова книжка: крок за кроком

Оформлення та використання грошової чекової книжки до поточного рахунку компанії – справа, здавалося б, нехитра. Тим не менше, і тут є маса нюансів, своєчасне знання яких допоможе заощадити вам купу часу, а то і нервів. Базові аспекти роботи з грошової чековою книжкою покроково описує Bigenergy.com.ua.

Крок перший. Які чеки нам потрібні

Чекові книжки до розрахункового рахунку компанії можна отримати двох видів – з бланками грошових чеків та бланками розрахункових чеків (відповідно, є терміни «грошова чекова книжка» і «розрахункова чекова книжка»). Є ще один тип чеків, майнові, але малим бізнесом вони зазвичай не використовуються.

Відмінність двох основних типів таке: грошові чеки – розпорядження про видачу готівкових з рахунку компанії-чекодавця особі-держателю чека. А розрахункові чеки – розпорядження про безготівковому перерахування певної суми з рахунку компанії на рахунок подавця чека.

Коротко про останній тип: розрахункові чеки раніше активно (на Заході) використовувалися і малим, і середнім бізнесом – компаніями, регулярно закуповують різноманітні допоміжні товари або послуги. Метою використання таких документів було скорочення обсягів недешевого отримання готівки з рахунку в поєднанні з помітним спрощенням оформлення перекладу зі свого рахунку на рахунок продавця.

Проте з масовим поширенням корпоративних карток став стрімко зникати сенс цієї розрахунково-чекової операції – досить громіздкою для всіх сторін процесу (досить згадати, що при оплаті за місцем отримання товару розрахунковим чеком теоретично чекодавець повинен носити з собою печатку підприємства, адже на порожні бланки суворої звітності ставити печатки заборонено законами більшості країн).

До того ж у вітчизняних умовах небагато торгово-сервісні підприємства малого і середнього бізнесу коли-небудь були готові до прийняття такого підозрілого документа, як розрахунковий чек покупця. У підсумку, використання в середовищі МСБ розрахункових чеків порівняно з грошовими чеками зараз мінімально.

Тому подальша стаття присвячена виключно грошовими чеками, що дозволяє отримувати з рахунку готівку.

Крок другий. Оплата замовлення та грошової чекової книжки

Вартість грошової чекової книжки ви напевно дізналися вже при виборі банку для обслуговування за РКО – ціна ця у всіх банків і у всіх тарифних пакетах порівняно невелика, максимум кілька десятків гривень (таблиця поточних цін – далі).

ця сума Сплачується одноразово, незалежно від періоду використання чекової книжки. І тільки коли всі бланки книжки (звичайно їх 15 або 25) закінчаться, відбувається замовлення компанією нової чекової книжки з новою її оплатою. Комісія банку за переведення в готівку за допомогою чеків також належить до базових параметрів власне розрахунково-касового обслуговування.

Якщо ви вже впритул зайнялися підготовкою до оформлення чекової книжки, поцікавтеся, яким чином необхідно внести оплату за неї. У більшості банків банк самостійно списує цю суму з вашого рахунку, надаючи про те на вашу вимогу виписку. Але теоретично ніщо не забороняє банку запросити таку оплату готівкою.

Попутно можна дізнатися і кількість чеків пропонованої банком чековій книжці. Втім, серйозною користі від цієї інформації мало (хіба що для з'ясування, скільки чекових книжок доведеться купувати компанії за той чи інший великий часовий період і скільки це в сукупності може коштувати).

до Речі, замовити можна відразу кілька чекових книжок – а при відкритті декількох рахунків в одному банку, можна одним зверненням запросити книжки відразу за кількома вашими рахунками. «Обмеження на кількість книжок інструкціями не встановлено», – зазначає Ганна Сидорова. заступник голови правління банку «Київ».

Ще один дійсно важливий параметр -- ліміт суми зняття без попередження по грошовим чекам, індивідуальний для кожного банку, тарифного пакету, часом особливий для різних груп бізнес-клієнтів. Це сума, «нижче якої» можна бути з грошовим чеком у банк без попередження – а «вище якої» необхідний попередній дзвінок. Такий дзвінок зазвичай роблять за добу (максимум), але можна запитати менеджера і про необхідному терміні предварительности такого дзвінка.

Можливо, деякі банки крім дзвінка мають ефективну можливість такого повідомлення про великі суми готівки за допомогою електронних засобів комунікації – варто менеджерів банку запитати і про це. Принагідно зауважимо, що суми, які можна зняти з вашого рахунку за допомогою грошового чека з попереднім повідомленням, обмежені лише обсягом коштів на рахунку.

Після цього можна поцікавитися:

• де брати бланк звернення-запиту в банк для отримання чекової книжки (сама форма звернення стандартна – прописана в додатку 15 до Інструкції НБУ про касові операції);
• які необхідні реквізити вашої компанії – чиї підписи і яка друк для вашого конкретного підприємства повинні бути як на звернення, так і на одержуваної чековій книжці;
• які терміни розгляду цього запиту банком;
• місце отримання чекової книжки та ім'я працівника банку, відповідального за видачу вам чекової книжки.

Крок третій. Отримання книжки і зразок заповнення

При отриманні книжки моментом крайньої важливості є ознайомлення з зразком заповнення бланків чеків і, по можливості, його копіювання. Грошовий чек є документом суворої звітності, і навіть такі моменти, як велика та мала літери в різних графах чека мають першорядне значення – банки регулярно змушують компанії переписувати невірно заповнені грошові чеки.

Зрозуміло, в чеках заборонені виправлення. А підписи і печатки директора та головного бухгалтера (чи співробітників, що займають аналогічні за змістом посади) на бланку будь-якого чека згодом повинні бути ідентичні таким установчих документах, пов'язаних з вашим рахунком. Для ідентифікації банк формує особливу картку зразків печаток і підписів вашої компанії.

Виходячи з цього, не зайвим буде поцікавитися у менеджера банку, як діяти з чековими книжками при зміні зазначених посадових осіб або зовнішнього вигляду печатки компанії.

Що стосується проставленою на чеку дати, слід пам'ятати, що грошові чеки банки приймають протягом 10 днів від дати оформлення чека (Інструкція НБУ про касові операції, розділ 3, глава 1, пункт 7).

Нарешті, при отриманні чека слід перевірити ідентичність і правильність заповнення книжки на кожному чеку співробітником банку назви і коду самого банку та номера його рахунка. Зробити це на кожному чеку до видачі вам чекової книжки – обов'язок відповідального працівника банку (відповідно до вищевказаної Інструкції НБУ, розділ 3, розділ 3, пункт 3).

Крок четвертий. Хто може виступити власником грошового чека

При отриманні чекової книжки необхідно детально розпитати менеджера про те, які документи для якого кола осіб необхідні, щоб ці особи виступили в якості одержувачів готівкових за вашим чеками.

Звичайно, у вітчизняних умовах директора компаній малого бізнесу або приватні підприємці найчастіше виписують грошові чеки на себе самі (або їх бухгалтера/фіндиректора – на свого директора, або ж власне на бухгалтера/фіндиректора); в цьому випадку, зрозуміло, досить пред'явити паспорт чекодержателя. Але навіть якщо ви плануєте точно таку практику, на всяк випадок слід дізнатися, як можна оформити видачу готівки на інших співробітників вашої компанії або третіх осіб.

Теоретично варіанти оформлення в цих випадках такі: для використання рядового співробітника компанії-юридичні особи в якості власника грошового чека «потрібна довіреність, засвідчена підприємством, і паспортні дані довіреної особи (або на фірмовому бланку підприємства, або банк надає типовий бланк доручення для юросіб)», – зазначає Віолетта Шаталіна, начальник операційного управління Актабанк. «Для СПД в банк надається нотаріально завірена довіреність», – додає банкір.

Нотаріальна довіреність теоретично необхідна і для використання третіх осіб як власників грошових чеків компанії. Однак не виключено, що банк підійде більш суворо – наприклад, зовсім припинить можливість видачі таких довіреностей третім особам. Або, навпаки, більш лояльно: дозволить видачу таких довіреностей заздалегідь визначеним списком можливих чекодержателей. У будь-якому разі, про це варто заздалегідь розпитати менеджера банку.

Крок п'ятий. Де можна отримати готівку за грошовим чеком

Питання проста: обмежується чи можливе місце отримання коштів за грошовими чеками тим відділення, в якому ви чекову книжку отримуєте – або ж можливі варіанти (для банку, очевидно, не надто зручні – хоча б через необхідність, як вже зазначалося, детально звіряти підписи та печатки).

Досвід показує, що одні банки штампують чекові книжки штампами конкретних відділень – і питання можливості отримання готівки за цими чеками в інших відділеннях мережі банку автоматично закривається. А інші банки обмежуються «нелокалізованнимі» штампами самого банку на чекових книжках – що дозволяє сподіватися на розширення географії переведення в готівку. До речі, офіційні інструкції регулятора не прописують якої-небудь прив'язки місця отримання грошового чека до місця його видачі.

Тим не менш, це питання набуває особливої важливості при наявності у вашої компанії підрозділів в інших регіонах, прив'язаних до одного і того ж вашому поточному рахунку. Можливо, відповідь менеджера на цей чековий питання приведе вас до рішення про відкриття в цих регіонах окремих рахунків, на які ви будете для переведення в готівку перекидати кошти безготівковим шляхом – або навіть до формального виділення таких підрозділів в окремі суб'єкти господарювання.

Крок шостий. Думаємо про параметр «призначення чека»

У бланку грошового чека є обов'язковий параметр – призначення переведення в готівку. У подальшому підприємство має надати податковим органам документ (наприклад, касовий чек продавця), який підтверджує оплату товарів чи послуг, або інші транзакції на ті суми, які вказані в кожному грошовому чеку і саме з тим призначенням, яке було в чеку вказано.

Тому перед виписуванням грошового чека, особливо на велику суму, є сенс враховувати і заздалегідь продумувати характерні для вашого бізнесу ситуації, коли підтвердження призначення отримати свідомо не вдасться, суми помітно не співпадуть і тому подібні складні варіанти (які, часом, замість прямого переведення вимагають віртуозною серії обхідних транзакцій, щоб уникнути штрафів від органів ДПІ).

Крок сьомий. Пред'явлення чека

Заповнений чек та посвідчення особи чекодержатель пред'являє операціоністам банку, і вони ретельно перевіряють дані в ньому. Сам чек держателю при цьому не повертають, чек передається в касу. Потім касир банку в порядку черговості викликає утримувача в касу для отримання готівки. Для виклику він виголосить (або на спеціальному табло висвітиться) номер чека – як правило, три останні цифри.

Теоретично при цьому може використовуватися схема з контрольною маркою: операціоніст, забираючи чек, видає так звану контрольну марку, потім чекодержатель віддає її касиру, а той наклеює марку на чек.

При цьому касирам забороняється у момент видачі готівки по грошовому чеку проводити за вимогою чекодержателя розмін купюр (тобто їх заміну на банкноти інших номіналів).

Опечатані пачки і опломбовані мішки банкнот перераховуються без розриву гарантійних швів, пломб, печаток – не відходячи від каси. Якщо ж ви маєте бажання перерахувати всі банкноти поштучно, це необхідно зробити в окремому приміщенні даного відділення під наглядом касира або контролера банку. Інакше можливі претензії прийняті не будуть.

Якщо ж при правильному перерахунку претензії виникли – службовці банку оформляють Акт про недостачі (надлишку) грошових білетів. І вже після цього сума нестач або фабрично-бракованих банкнот відшкодовується вам з каси.

Наостанок зазначимо, що корінці використаної чекової книжки і навіть зіпсовані бланки чеків компанія зобов'язана зберігати не менше трьох років. У цілому ж відповідальність за зберігання у надійному місці, наприклад в сейфі, грошових чекових книжок цілком лежить на компанії-чекодателе, а всередині неї – на призначеному матеріально відповідальній особі (при видачі чекової книжки директор компанії ставить свій підпис під твердженням про цю відповідальності).

Вартість чекових книжок в тарифних пакетах для МСБ від банків з числа 25 лідерів ринку послуг для підприємців. За дослідженнями компанії «Простобанк Консалтинг» на 24 червня 2011 року.

• Щоб дізнатися, скільки коштує оформлення чекових книжок для підприємств і підприємців в українських банках необхідно відвідати розділ "Тарифи банків з розрахунково-касового обслуговування"
• Актуальні статті, новини про чекових книжках читайте тут.