Електронна звітність в податкову: з чого почати, куди і з чим звернутися

Prosto непоміченою революцією з'явився для бізнесу перехід від паперового до електронного документообігу з держорганами, поява електронного цифрового підпису. Базові нюанси перших кроків підприємця або компанії, які бажають перейти на податкову звітність в електронному вигляді, перераховує Bigenergy.com.ua

• Якщо ви відправите звіт і отримаєте через кілька секунд повідомлення про його прийняття сервером ДПАУ за хвилину до закінчення терміну його здачі – платити штрафи не доведеться. А це значно зменшує ймовірність несвоєчасного здавання звітності;
• Є можливість зберегти всі значення, що повторюються в кожному звіті компанії – і забути про них надовго;
• Автоматично формується зручний у використанні архіву електронних копій квитанцій;
• Є гарантія від несанкціонованого перегляду звітності;
• Зменшуються витрати на папір, канцтовари.

А самим очевидним перевагою, звичайно ж, є усунення нервового перенапруження і величезних втрат часу в «живих» черг в органах ДПАУ.

Терміни та нормативні акти

Створення законодавчої бази, що регулює електронний документообіг в Україні, почалося в 2002 році (зокрема, тоді було затверджено гост криптографічних алгоритмів №4145-2002, чинний з 1 липня 2003 року по цей день). Незабаром були прийняті Закони «Про електронні документи та електронний документообіг» №851 та «Про електронний цифровий підпис» №852 (обидва – від 22 травня 2003 року), які з тих пір регулярно змінюються і доповнюються. У першій же статті законів визначаються, зокрема, чотири базових терміна даної сфери відносин:

• Електронний цифровий підпис (ЕЦП) – це вид підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який дає можливість ідентифікувати підписувача. ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа;
• Особистий ключ – параметр криптографічного алгоритму формування ЕЦП, доступний тільки підписанта.
• Відкритий ключ – параметр криптографічного алгоритму перевірки ЕЦП, доступний всім бажаючим.
• Сертифікат відкритого ключа (сертифікат ключа) – документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує належність відкритого ключа підписанта.

І особистий ключ, відкритий ключ видаються центрами сертифікації ключів. Саме в них (на їх сайти) належить, в першу чергу, звертатися платникам податків, які бажають долучитися до електронного документообігу.

Державний Центр Сертифікації

З 1990-х-2000-х років на українському ринку активно працює низка приватних посередників – центрів сертифікації ключів («засвідчувальних центрів») – пропонують за певну плату як ключі сертифікації, так і програми, за допомогою яких надсилаються документи з ЕЦП. До відкриття державного центру сертифікації при ДПС та його філій в ці компанії зверталися, зокрема, і «перші ластівки» подання електронних податкових декларацій.

Але на початку 2010-х років з метою активізації податкової електронної звітності в Податковому Кодексі була прописана (стаття 49.17) установка на створення державної системи електронної звітності (її «податкової» частиною є Центр Сертифікації при інформаційно-довідковому департаменті Податкової Служби). Державна система, свідчить Кодекс, ключі і програми повинна надавати безкоштовно.

І ці мрії, як не дивно, збулися. В кінці весни 2012 року Податкова служба відкрила свій безкоштовний Центр Сертифікації (офіційний портал cskidd.gov.ua, головний офіс – у головному офісі ДПС, Київ, Львівська площа, 8, телефон: (044) 284-00-10).

Біля центру вже є 37 філій – 27 секторів реєстрації користувачів в кожній області України, а також Криму і Севастополі, і ще десять повноцінних представництв Центру в кожному міському районі столиці. У найближчі роки регіональні сектору реєстрації теж перетворяться на представництва.

На 30 липня 2012 року відкритий веб-реєстр одержувачів ЕЦП в цьому центрі вже складається з майже 18 тисяч юросіб і фізосіб. До речі, в цьому реєстрі будь-якої веб-користувач може дізнатися відкриті дані сертифіката відкритого ключа всіх зареєстрованих суб'єктів електронного документообігу (в якості прикладу беремо ФОП Баженов Н.Ю. і завантажуємо його відкритий ключ і супутню інформацію сертифіката ключа).

Для отримання сертифіката відкритого ключа державний центр вимагає наступний список документів.

1. Для юросіб:
   • заяву на реєстрацію (за формою Дод.1 до Наказу ІДД ДПС №72-Ц від 29.05.12) – дивіться зразок заповнення;
   • заява-приєднання до договору ЕЦП (форма, зразок);
   • копія облікової картки платника податків;
   • оригінал або нотаріально завірена копія статуту юридичної особи (положення про установу для філії) виключно для ознайомлення;
   • документи, що підтверджують повноваження керівника заявника (копія наказу про призначення тощо);
   • документи, що підтверджують належність підписувача заяви до юридичній особі (його повноваження, засвідчені печаткою та особистим підписом керівника юридичної особи);
   • копії паспортів заявника та підписувача заяви (1-4 сторінка), засвідчені власноручними підписами власників паспортів;
2. Для фізосіб-підприємців:
   • заяву на реєстрацію (за формою Дод.2 до Наказу ІДД ДПС №72-Ц від 29.05.12) – дивіться зразок заповнення;
   • заява-приєднання до договору ЕЦП (форма, зразок – ті ж, що для юросіб);
   • копії паспортів заявника та підписувачів (1-4 сторінка), засвідчені власноручними підписами власників паспортів;
   • копія довідок про присвоєння ідентифікаційного коду Держреєстру фізосіб керівника і головного бухгалтера.

Термін дії сертифікатів державного Центру Сертифікації – один рік. Особисті ключі держцентр записує тільки на носії клієнта (флешка, компакт-диск, знімний хард-диск і так далі), при тому не більше одного ключа на одному носії, який би не мав останній. Кількість ключів, необхідних для юросіб, дорівнює трьом (на підпис директора, бухгалтера і на мокру печатку фірми), для ФОП – двом (не потрібен ключ підпису бухгалтера). Комерційні центри сертифікації теж дотримуються ці три правила.

Записатися на реєстрацію представництва державного Центру можна за попереднім записом. Скачати програмні комплекси від державного Центру Сертифікації, які є засобом ЕЦП, конфігуратором електронного ключа та шифратором звітності можна тут.

У разі необхідності повного скасування, тимчасового блокування або скасування блокування (поновлення) сертифіката відкритого ключа необхідно подати в держцентр заяви за визначеними формами для кожного з цих випадків, а також особисті документи.

Комерційні центри сертифікації: де і почому

Якщо ж з якихось причин вам краще звернутися в комерційний «платний» центр сертифікації, незважаючи на витрати (скажімо, дуже довго чекати реакції держоргану чи не подобається і захист у держцентрі, або ж крім податкової звітності ви використовуєте засоби ЕЦП для відправки маси іншої документації, і вам зручніше працювати з одним таким центром), можна звернутися в держкомпанію силового блоку, яка продає послуги конфіденційного зв'язку – «Українські Спеціальні Системи» (УСС, uss.gov.ua це актуальніше для великих корпорацій або бізнесу VIP-клієнтів) – або в один з найбільш відомих комерційних центрів сертифікації, що мають представництва в багатьох великих містах:

• УСЦ, ukrcc.com (Український сертифікаційний центр);
• ІВК, ivk.org.ua (Інфраструктура відкритих ключів);
• МастерКей, masterkey.ua (компанія «Арт-Мастер»);
• Центр сертифікації Приватбанку, acsk.privatbank.ua, c можливістю відправлення звітності через інтернет-банкінг Приват24 (версія для юросіб «Клієнт-Банк Приват24»), так і звичайним шляхом.

Крім названих існує і безліч інших, менш відомих комерційних центрів сертифікації.

Вже на етапі вибору того або іншого центру сертифікації, слід подумати про сумісність сертифікатів ключів та програми, в якій формується й відправляється звітність. Теоретично, проблем та конфліктів програмного забезпечення не повинно виникнути при будь-яких комбінаціях, але практика бухгалтерського обліку показує наступне:

• ключі фірми «УСЦ» сумісності всього з програмами її офіційних партнерів, на вибір клієнта: «Бест Звіт Плюс» від компанії Бест Звіт, «ІС-Про» і «M.E.Doc» (me-doc.com.ua) від софтмейкера Інтелект-Сервіс;
• ключі від «ІВК» коректнішим працюють зі своєю програмою «ІІТ Користувач ЦСК-1», яку видають безкоштовно при покупці сертифікату ключів фірми «ІВК», а також з ПЗ «Бест Звіт Плюс»;
• центр «Мастеркей» має свою програму для підписання та відправлення звітів — «Арт-Звіт», хоча також непогано працює і з «Бест Звіт Плюс»;
• з ключами центру сертифікації Приватбанку оптимально працюють тільки його програми. Відзначимо, що поки система електронного документообігу від найбільшої фінустанови не працює для юросіб на загальній системі оподаткування.

Тепер порівняємо ціни на сертифікати ключів у цих центрів за даними компанії «Простобанк Консалтинг» на 30 липня 2012 року:

Також надаємо актуальні тарифи на програмне забезпечення двох популярних видів (зауважте, що це ціна – за одне робоче місце). За даними компанії «Простобанк Консалтинг» на 30 липня 2012 року.

Якщо хочете заощадити на софті – качайте безкоштовні ознайомлювальні версії (демо-версія): вони є і в «Арт-Звіт», і у «Бест Звіт Плюс», і у «M.E.Doc». Врахуйте, що при використанні демо-версій, ви будете мати можливість не тільки створювати нову форму звіту і відправляти її в ДПАУ, всі інші опції будуть вам недоступні.

Однак це не біда: на сайті ДПС можна завантажити, а потім звідти ж регулярно оновлювати безкоштовну програму «OPZ» (ОПЗ – «облікове програмне забезпечення»), яка і містить шаблони всіх документів, прийнятих податківцями, а також попутний цінний функціонал, пов'язаний з ЕЦП і ключами сертифікації. Існують також присвячені цій програмі сайти: elzvit.org.ua і opz.org.ua, де і саму «OPZ» також можна завантажити, а заодно і дізнатися багато додаткової корисної інформації про електронної податкової звітності.

Якщо у вас достатньо коштів на придбання ліцензійної копії однією із спеціалізованих програм, рекомендуємо її придбати. При цьому викачувати і встановлювати «OPZ» немає необхідності, так як в ліцензійні програми (в тому числі, в безкоштовну програму державного Центру Сертифікації) вільно імпортуються дані з бухгалтерських програм (наприклад, «1С»). Більше того, ймовірність помилки через недогляд при перенесенні даних бухобліку в податковий звіт буде зведена до мінімуму, бо в таких програмах налагоджений суворо коректний імпорт даних з бухгалтерських програм.

Серед переваг ліцензійних копій також варто виділити можливість не тільки створення і відправки форм звітності, але і їх редагування (чого не можна робити в демо-версії розглянутого ПО). Також за допомогою ліцензійних програм ви можете подавати звітність в інші державні органи, наприклад: Пенсійний фонд, Фонд соцстрахування, Госфондрынок. Нарешті, в ліцензійних програмах є і можливість обмінюватися електронними податковими накладними з контрагентами.

Крім самих програм у згаданих софтмейкеров є три рівня сервісу, який можна сплатити при купівлі ліцензійної версії програми:

• мінімальний пакет обслуговування – включає лише оновлення з сайту розробника і телефонну консультацію по установці;
• стандартний пакет обслуговування – включає, крім перерахованих вище послуг, перенос даних з програм інших розробників (у разі, якщо ви раніше ними користувалися і вам потрібен архів даних);
• люкс-пакет обслуговування – включає, крім вже описаних послуг, безкоштовні виїзди IT-фахівців.

Втім, як показує практика, більшість фірм малого бізнесу взагалі не вдаються до придбання сервісних пакетів – програми нескладні, новачок здатний освоїти їх в короткі терміни.

На відміну від державного органу в комерційних центрах сертифікації не треба спочатку реєструватися – першим етапом є завантаження демо-версії або купівля ліцензійної його варіанти. А щоб отримати сертифікат ключів, після установки софта слід в програмі заповнити всі поля, що стосуються реквізитів фірми – і програма сама згенерує заповнені бланки заяв на сертифікати в залежності від ваших даних.

Такі бланки слід роздрукувати, завірити підписами, мокрою печаткою і особисто подати в офіс центру сертифікації, уклавши там же і договір з ним.

Ключі є. Як здавати електронну звітність і що далі?

При наявності сертифікатів відкритих ключів компанії, особистих ключів та програм, що забезпечують накладення ЕЦП та відправлення звітності, залишилося укласти договір з податковою інспекцією (за місцем реєстрації фірми) строком на один рік на подачу звітності в електронному вигляді. Договір заповнюється у двох примірниках, до нього приєднуються копії сертифікатів ключів – відповідно, кожної копії потрібно надати по дві.

Підписати договір потрібно особисто – а ось продовжити його або перепідписати з новими даними ви зможете вже і електронним чином.

Потім формуєте звіти в бухгалтерських програмах (якщо ЗА ліцензійне) або безкоштовної програми «OPZ» (якщо у вас демо-версії) і зберігаєте його у вигляді XML-файлу. Після чого в програмах електронного документообігу в меню «Звітність» знаходите підменю «Імпорт звітів», де і можна вказати шлях до потрібного XML-файлу, задати тип звіту і його адресу одержувача.

Потім до комп'ютера підключаються електронні носії (флешка, диск і так далі) з особистими ключами сертифікації, вводиться шлях до ключа і пароль. Після верифікації пароля програмою ваш звіт буде підписаний електронним цифровим підписом і відправлений у Центр обробки електронної звітності ДПАУ.

Звідти негайно прийде повідомлення про доставку («перша квитанція»). Вона має юридичну силу, нею можна користуватися як офіційним доказом дати подання податкового звіту.

Нарешті, «друга квитанція» про прийняття звіту на рівні району може прийти через годину, так і через декілька днів. Її отримання свідчить про те, що документ складено правильно, претензій до нього немає. Саме після отримання другої квитанції» можна спати спокійно.