Бізнес і ФОП
Акт приймання-передачі матеріальних цінностей: зразок і як заповнити
Опубліковано Факти перевірено:
Зміст статті
Акт приймання-передачі матеріальних цінностей — документ, яким дві сторони підтверджують: одна передала речі, друга їх отримала в зазначеній кількості й стані. Його складають, коли майно передають на зберігання, у ремонт, на переробку, від одного працівника іншому або разом із продажем. Обов’язкові реквізити акта визначає закон про бухгалтерський облік — нижче вони перелічені разом із порядком заповнення.
Коротко:
- акт — первинний документ: у ньому мають бути назва, дата, назва підприємства, що саме і скільки передали, посади, прізвища й підписи відповідальних осіб (стаття 9 Закону № 996-XIV);
- єдиної обов’язкової форми акта немає — бланк можна скласти самостійно, якщо в ньому є всі обов’язкові реквізити;
- печатка не обов’язкова — це додатковий реквізит;
- акт складають щонайменше у двох примірниках — по одному для кожної сторони;
- опишіть не лише кількість, а й стан речей: від цього залежить, що саме вам мають повернути.
Коли потрібен акт приймання-передачі
| Ситуація | Що підтверджує акт | Норма |
|---|---|---|
| Передача на відповідальне зберігання (склад, інша компанія) | що зберігач прийняв речі; акт, підписаний зберігачем, замінює письмовий договір зберігання | стаття 937 Цивільного кодексу |
| Ремонт, обслуговування, переробка давальницької сировини | що речі передали виконавцю без переходу права власності | статті 840, 841 Цивільного кодексу (підрядник відповідає за матеріал і майно замовника) |
| Зміна матеріально відповідальної особи на підприємстві | що новий працівник прийняв цінності після інвентаризації | розділ I, пункт 7 Положення про інвентаризацію № 879 |
| Продаж, поставка | момент передання майна: з нього, якщо договір не каже інакше, переходить право власності | стаття 334 Цивільного кодексу |
Хто власник речей — визначає договір (зберігання, підряду, купівлі-продажу). Акт фіксує сам факт передачі: що, скільки, коли і в якому стані.
Які реквізити обов’язкові
За частиною другою статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» і пунктом 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку в первинному документі мають бути:
- Назва документа — наприклад, «Акт приймання-передачі матеріальних цінностей на відповідальне зберігання».
- Дата складання.
- Назва підприємства, від імені якого складено документ (для двостороннього акта — обох сторін).
- Зміст і обсяг операції, одиниця виміру — перелік цінностей, кількість, одиниці (шт., кг, м), вартість.
- Посади і прізвища осіб, відповідальних за операцію і правильність оформлення.
- Особисті підписи цих осіб (або інші дані, що дають змогу їх ідентифікувати, — наприклад, кваліфікований електронний підпис).
Додаткові реквізити — за потреби: номер документа, підстава (номер і дата договору), ідентифікаційний код за ЄДРПОУ, печатка. Положення № 88 прямо дозволяє робити бланки самостійно, якщо в них є обов’язкові реквізити (пункт 2.6).
Як заповнити акт крок за кроком
- Шапка. Напишіть назву акта, номер (якщо ведете нумерацію), місто і дату.
- Сторони. Укажіть повні назви сторін, а для кожної — посаду і прізвище, ім’я, по батькові того, хто передає і хто приймає. Якщо діє представник за довіреністю — номер і дату довіреності.
- Підстава. Посилання на договір (зберігання, підряду, поставки) або наказ про зміну матеріально відповідальної особи.
- Таблиця цінностей. Для кожної позиції: порядковий номер, найменування (з моделлю, серійним чи інвентарним номером, якщо є), одиниця виміру, кількість, ціна і вартість. Підсумковий рядок — загальна кількість і загальна вартість, вартість — ще й прописом.
- Стан і комплектність. Окремим рядком: «у робочому стані», «нова, в упаковці виробника», «подряпина на корпусі» тощо. Для зберігання це головне: зберігач має повернути річ у тому стані, в якому прийняв (стаття 949 Цивільного кодексу).
- Претензії. Фраза, що сторона, яка приймає, претензій щодо кількості та якості не має, або перелік зауважень.
- Підписи. Підписи обох сторін з розшифровкою; печатка — якщо сторони її використовують.
- Примірники. Кожна сторона отримує свій примірник: учасники операцій з товарно-матеріальними цінностями мають отримати копії первинних документів (пункт 2.5 Положення № 88).
Часті помилки
- Порожні рядки в таблиці. Вільні рядки в первинному документі треба прокреслити (пункт 2.10 Положення № 88), щоб у них нічого не дописали.
- Олівець або кольорова ручка. Записи в паперових документах роблять лише темним чорнилом або пастою (пункт 2.9).
- «Техніка — 5 шт.» без деталей. Без моделі й серійних номерів потім не довести, що повернули ті самі речі.
- Немає дати або підпису однієї зі сторін. Без обов’язкових реквізитів документ може не прийняти бухгалтерія (пункти 2.14–2.15 Положення № 88).
- Зміна матеріально відповідальної особи без інвентаризації. Під час такої зміни інвентаризація обов’язкова — акт складають за її результатами.
Часті запитання
Чи потрібна печатка? Ні. Закон відносить печатку до додаткових реквізитів, які можуть включатися залежно від характеру операції (стаття 9 Закону № 996-XIV).
Чи можна скласти акт в електронному вигляді? Так. Первинні документи можуть бути паперовими або електронними; електронний акт підписують електронним підписом з дотриманням законодавства про електронні документи (стаття 9 Закону № 996-XIV).
Чи потрібен акт, якщо речі передає одна людина іншій? Між фізичними особами письмова форма обов’язкова, якщо сума правочину у 20 і більше разів перевищує неоподатковуваний мінімум доходів громадян (стаття 208 Цивільного кодексу). Для зберігання достатньо розписки або іншого документа, підписаного тим, хто прийняв речі (стаття 937). Але акт чи розписка корисні за будь-якої суми — це ваш доказ.
Хто відповідає, якщо річ пошкодили на зберіганні? Зберігач — на загальних підставах; професійний зберігач звільняється, лише якщо доведе непереборну силу, приховані властивості речі або умисел чи грубу необережність того, хто передав річ (стаття 950 Цивільного кодексу). Саме тому стан речі фіксують в акті.
Тексти норм: Закон № 996-XIV, Положення № 88, Положення про інвентаризацію № 879, Цивільний кодекс.