Акт приема-передачи материальных ценностей: образец и как заполнить

Акт приема-передачи материальных ценностей — документ, которым две стороны подтверждают: одна передала вещи, другая их получила в указанном количестве и состоянии. Его составляют, когда имущество передают на хранение, в ремонт, на переработку, от одного работника другому или вместе с продажей. Обязательные реквизиты акта определяет закон о бухгалтерском учете — ниже они перечислены вместе с порядком заполнения. Сам образец акта, как и документ для украинских учреждений, — на украинском языке.

Кратко:

• акт — первичный документ: в нем должны быть название, дата, название предприятия, что именно и сколько передали, должности, фамилии и подписи ответственных лиц (статья 9 Закона № 996-XIV);
• единой обязательной формы акта нет — бланк можно составить самостоятельно, если в нем есть все обязательные реквизиты;
• печать не обязательна — это дополнительный реквизит;
• акт составляют как минимум в двух экземплярах — по одному для каждой стороны;
• опишите не только количество, но и состояние вещей: от этого зависит, что именно вам должны вернуть.

Когда нужен акт приема-передачи

Кто владелец вещей — определяет договор (хранения, подряда, купли-продажи). Акт фиксирует сам факт передачи: что, сколько, когда и в каком состоянии.

Какие реквизиты обязательны

По части второй статьи 9 Закона «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» («О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине») и пункту 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете в первичном документе должны быть:

1. Название документа — например, «Акт приймання-передачі матеріальних цінностей на відповідальне зберігання» («Акт приема-передачи материальных ценностей на ответственное хранение»).
2. Дата составления.
3. Название предприятия, от имени которого составлен документ (для двустороннего акта — обеих сторон).
4. Содержание и объем операции, единица измерения — перечень ценностей, количество, единицы (шт., кг, м), стоимость.
5. Должности и фамилии лиц, ответственных за операцию и правильность оформления.
6. Личные подписи этих лиц (или другие данные, позволяющие их идентифицировать, — например, квалифицированная электронная подпись).

Дополнительные реквизиты — при необходимости: номер документа, основание (номер и дата договора), идентификационный код по ЕГРПОУ (ЄДРПОУ), печать. Положение № 88 прямо разрешает делать бланки самостоятельно, если в них есть обязательные реквизиты (пункт 2.6).

Как заполнить акт шаг за шагом

1. Шапка. Напишите название акта, номер (если ведете нумерацию), город и дату.
2. Стороны. Укажите полные названия сторон, а для каждой — должность и фамилию, имя, отчество того, кто передает и кто принимает. Если действует представитель по доверенности — номер и дату доверенности.
3. Основание. Ссылка на договор (хранения, подряда, поставки) или приказ о смене материально ответственного лица.
4. Таблица ценностей. Для каждой позиции: порядковый номер, наименование (с моделью, серийным или инвентарным номером, если есть), единица измерения, количество, цена и стоимость. Итоговая строка — общее количество и общая стоимость, стоимость — еще и прописью.
5. Состояние и комплектность. Отдельной строкой: «в рабочем состоянии», «новая, в упаковке производителя», «царапина на корпусе» и т. п. Для хранения это главное: хранитель должен вернуть вещь в том состоянии, в котором принял (статья 949 ЦК).
6. Претензии. Фраза, что принимающая сторона претензий по количеству и качеству не имеет, или перечень замечаний.
7. Подписи. Подписи обеих сторон с расшифровкой; печать — если стороны ее используют.
8. Экземпляры. Каждая сторона получает свой экземпляр: участники операций с товарно-материальными ценностями должны получить копии первичных документов (пункт 2.5 Положения № 88).

Частые ошибки

• Пустые строки в таблице. Свободные строки в первичном документе нужно прочеркнуть (пункт 2.10 Положения № 88), чтобы в них ничего не дописали.
• Карандаш или цветная ручка. Записи в бумажных документах делают только темными чернилами или пастой (пункт 2.9).
• «Техника — 5 шт.» без деталей. Без модели и серийных номеров потом не доказать, что вернули те же вещи.
• Нет даты или подписи одной из сторон. Без обязательных реквизитов документ может не принять бухгалтерия (пункты 2.14–2.15 Положения № 88).
• Смена материально ответственного лица без инвентаризации. При такой смене инвентаризация обязательна — акт составляют по ее результатам.

Частые вопросы

Нужна ли печать? Нет. Закон относит печать к дополнительным реквизитам, которые могут включаться в зависимости от характера операции (статья 9 Закона № 996-XIV).

Можно ли составить акт в электронном виде? Да. Первичные документы могут быть бумажными или электронными; электронный акт подписывают электронной подписью с соблюдением законодательства об электронных документах (статья 9 Закона № 996-XIV).

Нужен ли акт, если вещи передает один человек другому? Между физическими лицами письменная форма обязательна, если сумма сделки в 20 и более раз превышает необлагаемый минимум доходов граждан (статья 208 ЦК). Для хранения достаточно расписки или другого документа, подписанного тем, кто принял вещи (статья 937). Но акт или расписка полезны при любой сумме — это ваше доказательство.

Кто отвечает, если вещь повредили на хранении? Хранитель — на общих основаниях; профессиональный хранитель освобождается, только если докажет непреодолимую силу, скрытые свойства вещи или умысел либо грубую неосторожность того, кто передал вещь (статья 950 ЦК). Именно поэтому состояние вещи фиксируют в акте.

Тексты норм (на украинском языке): Закон № 996-XIV, Положение № 88, Положение об инвентаризации № 879, Цивільний кодекс.