Бизнес и ФОП
Как нанять работника: поиск, отбор, собеседование и оформление
Опубликовано Факты проверены:
Содержание статьи
Нанять работника — это три шага: найти кандидатов, выбрать из них лучшего и законно оформить трудовые отношения до первого рабочего дня. Для ФОП (физического лица-предпринимателя) и малого бизнеса третий шаг самый важный: работник не может приступить к работе без трудового договора, приказа и уведомления налоговой, а с физическим лицом-работодателем договор заключается только письменно. Ниже — где искать людей, какие бывают методы подбора, что нельзя писать в вакансии и спрашивать на собеседовании, как оформить наем шаг за шагом и чем отличаются аутстаффинг и аутсорсинг.
Кратко:
- подбор — поиск кандидатов, отбор — выбор лучшего из них, наем — оформление трудового договора;
- работодатель может искать работников сам, через службу занятости или через посредника (статья 50 Закона «Про зайнятість населення» («О занятости населения»)); посредник не вправе брать плату с кандидата;
- в объявлении о вакансии запрещены требования к возрасту, полу, семейному положению и другим признакам дискриминации (статья 11 того же Закона);
- трудовой договор с работодателем — физическим лицом, в том числе ФОП, заключается только письменно (статья 24 КЗпП — Кодекса законов о труде, КЗоТ);
- до начала работы нужны договор, приказ и уведомление ДПС (Державна податкова служба, налоговая служба) по форме постановления Кабинета Министров № 413;
- испытательный срок — до трех месяцев, для рабочих — до одного месяца, и не для всех категорий (статьи 26–27 КЗпП);
- работа без оформления — основание для крупных штрафов (статья 265 КЗпП).
Подбор, отбор и наем: что означают эти слова
| Этап | Что происходит | Результат |
|---|---|---|
| Подбор (поиск) | работодатель описывает вакансию и собирает кандидатов из разных источников | список резюме |
| Отбор | проверка резюме, собеседование, тестовое задание, рекомендации | выбранный кандидат |
| Наем (прием на работу) | трудовой договор, приказ, уведомление ДПС, ознакомление с условиями | работник начинает работу законно |
Прежде чем искать, сформулируйте, кого именно ищете: обязанности, результат, которого ждете за первые месяцы, график, место работы, условия оплаты. Это описание пригодится и для вакансии, и для трудового договора.
Где искать кандидатов
Источники делят на внутренние (собственные работники, которых можно перевести или повысить, а также их рекомендации) и внешние.
| Источник | Когда подходит | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Собственные работники (перевод, повышение) | должность требует знания вашего бизнеса | освободившееся место тоже придется заполнить |
| Рекомендации работников и знакомых | небольшой бизнес, нужно доверие | легко выбрать «своего» вместо лучшего — проводите тот же отбор |
| Служба занятости | массовые профессии, кандидаты среди зарегистрированных безработных | услуги по подбору для работодателя бесплатны (статья 50 Закона «Про зайнятість населення») |
| Сайты вакансий и соцсети | большинство должностей | текст вакансии должен соответствовать закону (см. ниже) |
| Кадровые (рекрутинговые) агентства | редкие специалисты, руководители | платит работодатель; брать деньги с кандидата посреднику запрещено (статья 37) |
| Учебные заведения, стажировки | молодые специалисты без опыта | нужен наставник и план обучения |
Работодатель вправе проводить подбор сам, через службу занятости или через субъекта хозяйствования, оказывающего услуги посредничества в трудоустройстве (пункт 1 части четвертой статьи 50 Закона «Про зайнятість населення»).
Методы подбора персонала
| Метод | Что это | Кому подходит |
|---|---|---|
| Рекрутинг | поиск среди тех, кто сейчас ищет работу: вакансии, базы резюме, служба занятости | линейные должности, массовый наем |
| Скрининг | быстрый отсев по формальным признакам: опыт, навыки, документы — без глубокой оценки | когда кандидатов много |
| Executive search | прицельный поиск руководителей и редких специалистов, в том числе тех, кто сейчас не ищет работу | топ-должности, узкие специальности |
| Хедхантинг | приглашение конкретного специалиста, который работает в другой компании | ключевой человек, которого нет на рынке |
| Прелиминаринг | поиск талантливых студентов и выпускников через практику и стажировки | бизнес, готовый «выращивать» кадры |
Малому бизнесу обычно хватает рекрутинга и рекомендаций; executive search и хедхантинг — услуги агентств, за которые платит работодатель.
Вакансия без дискриминации
Закон прямо запрещает указывать в объявлении (рекламе) о вакансии требования к расе, цвету кожи, убеждениям, полу, возрасту, состоянию здоровья, инвалидности, семейному и имущественному положению, семейным обязанностям, месту жительства и другим признакам, а также предлагать работу только женщинам или только мужчинам — за исключением специфической работы, которую может выполнять лишь лицо определенного пола (часть третья статьи 11 Закона «Про зайнятість населення»). Тот же запрет повторяет пункт 1 части пятой статьи 50: работодатель не может выдвигать дискриминационные требования ни в объявлении, ни во время подбора, ни требовать сведений о личной жизни.
| Нельзя | Можно |
|---|---|
| «девушка до 30 лет» | «опыт работы с клиентами от года» |
| «без детей», «не женат» | «готовность к сменному графику» |
| «только мужчины» (для офисной работы) | «водительское удостоверение категории C» |
| «славянская внешность», «местный» | «свободное владение украинским языком», если этого требует работа |
Требования к возрасту, образованию или состоянию здоровья можно устанавливать лишь тогда, когда их предусматривает законодательство или они свойственны определенному виду работ (статьи 2-1 и 22 КЗпП).
Отбор и собеседование
Типичные этапы отбора:
- Просмотр резюме — отсейте тех, кто не соответствует обязательным требованиям. Как выглядит хорошее резюме, описано в гайде как составить резюме.
- Короткий телефонный разговор — уточнить ожидания по зарплате, графику, дате выхода.
- Собеседование — одинаковые ключевые вопросы всем кандидатам на должность, чтобы сравнивать честно.
- Тестовое задание — короткое, оплаченное или такое, которое не создает для вас готового продукта.
- Рекомендации — звонок предыдущему работодателю только с согласия кандидата.
- Решение и предложение — письменно: должность, зарплата, график, дата выхода.
Право проводить собеседования, чтобы проверить знания и навыки кандидата, прямо закреплено за работодателем (пункт 7 части четвертой статьи 50 Закона «Про зайнятість населення»).
Что нельзя спрашивать и требовать
- Сведения о партийной и национальной принадлежности, происхождении, регистрации места жительства, а также документы, которые законодательство не требует (статья 25 КЗпП).
- Сведения о личной жизни — планы на детей, отношения, вероисповедание (пункт 1 части пятой статьи 50 Закона «Про зайнятість населення»).
- Лишние персональные данные. Собирайте лишь то, что нужно для отбора, сообщите кандидату, кто и зачем обрабатывает его данные, и не храните резюме неизвестно сколько (статьи 6, 11, 12 Закона «Про захист персональних даних» («О защите персональных данных»)).
Отказ кандидату
Работодатель свободно выбирает среди кандидатов, но отказ без мотивов или по причинам, не связанным с квалификацией и профессиональными качествами, запрещен. По требованию кандидата работодатель — в том числе физическое лицо — обязан письменно сообщить причину отказа (статья 22 КЗпП).
Как оформить наем: пошагово
Шаг 1. Получите документы от работника
Работник подает паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (если есть) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц, а в случаях, предусмотренных законодательством, — документ об образовании, справку о состоянии здоровья и другие (статья 24 КЗпП). Того, что закон не требует, просить нельзя (статья 25).
Шаг 2. Заключите письменный трудовой договор
Трудовой договор — соглашение, по которому работник выполняет определенную работу, а работодатель, в том числе работодатель — физическое лицо, платит зарплату и обеспечивает условия труда (статья 21 КЗпП). Для ФОП и любого работодателя — физического лица письменная форма обязательна (пункт 6 части первой статьи 24). Во время военного положения форму трудового договора стороны определяют по согласию (часть первая статьи 2 Закона «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» («Об организации трудовых отношений в условиях военного положения»); нормы КЗпП в этой части не применяются — часть третья статьи 1 того же Закона), но заключайте договор письменно все равно: это единственное надежное доказательство условий для обеих сторон. Письменно заключают также договоры о дистанционной или надомной работе и с нефиксированным рабочим временем.
Что стоит записать в договоре:
- стороны (для ФОП — ФИО, РНОКПП (идентификационный налоговый номер), адрес), должность и перечень обязанностей;
- место работы и дата начала;
- срок: бессрочный, на определенный срок или на время выполнения определенной работы (статья 23 КЗпП) — срочный заключают лишь тогда, когда бессрочный невозможен из-за характера работы, условий или интересов работника;
- режим работы, продолжительность рабочего времени и отдыха;
- оплата труда: оклад или ставка, премии, сроки выплаты;
- испытание, если оно устанавливается;
- подписи сторон.
Шаг 3. Издайте приказ о приеме на работу
Работник не может быть допущен к работе без трудового договора, оформленного приказом (распоряжением) работодателя (часть четвертая статьи 24 КЗпП). Условие об испытании обязательно указывают в приказе (статья 26).
Шаг 4. Уведомите ДПС до начала работы
Уведомление о приеме работника на работу подают в налоговый орган по месту учета работодателя как плательщика единого взноса до начала работы работника — по форме приложения 1 к постановлению Кабинета Министров от 17.06.2015 № 413, в электронной форме; при отсутствии технической возможности — на бумаге вместе с электронной копией. Без этого уведомления допуск к работе нарушает статью 24 КЗпП.
Шаг 5. Ознакомьте работника с условиями
До начала работы работодатель обязан проинформировать работника о месте работы и трудовой функции, рабочем месте, правах и обязанностях, условиях труда и вредных факторах (под подпись), правилах внутреннего трудового распорядка, продолжительности рабочего времени и отдыха, инструктаже по охране труда, обучении, отпуске, условиях и размере оплаты труда (статья 29 КЗпП).
Шаг 6. Испытательный срок (если нужен)
- Испытание устанавливают по соглашению сторон, чтобы проверить соответствие работника работе; на это время на работника полностью распространяется трудовое законодательство (статья 26 КЗпП).
- Срок — не более трех месяцев (в отдельных случаях по согласованию с профсоюзом — шести), для рабочих — не более одного месяца; дни, когда работник фактически не работал, в срок не засчитываются (статья 27).
- Испытание не устанавливают, в частности, для лиц до 18 лет, молодых специалистов после учебного заведения, беременных, одиноких матерей с ребенком до 14 лет, внутренне перемещенных лиц, лиц на срочный договор до 12 месяцев, на временные и сезонные работы (полный перечень — в статье 26).
- Если работник не подошел, работодатель может уволить его в течение срока испытания, письменно предупредив за три дня; если срок истек, а человек работает, — испытание считается выдержанным (статья 28).
Особые формы: нефиксированное время, Дія.City
- Трудовой договор с нефиксированным рабочим временем — работодатель привлекает работника, когда есть работа, без гарантии постоянной нагрузки, но с минимальной оплатой за месяц. Работодатель, у которого меньше десяти работников, может иметь лишь один такой договор (статья 21-1 КЗпП).
- Гиг-контракт — гражданско-правовой договор, который может заключать только резидент Дія.City (юридическое лицо, соответствующее требованиям Закона «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» («О стимулировании развития цифровой экономики в Украине»)); он тоже заключается письменно (электронно), и перед началом работ резидент так же уведомляет ДПС (статья 17 Закона, постановление № 413). ФОП гиг-контракт заключить не может.
Аутстаффинг, аутсорсинг и «аренда персонала»
| Аутстаффинг («аренда», «лизинг» персонала) | Аутсорсинг | |
|---|---|---|
| Что покупает бизнес | труд людей: работники формально наняты агентством, а работают у вас | готовый результат: функцию выполняет подрядчик (бухгалтерия, уборка, IT) |
| Кто руководит работой | вы | подрядчик |
| Чей работник | агентства | подрядчика |
| Договор с вами | договор о применении труда | договор об оказании услуг или подряда |
В Украине наем работников для работы у другого работодателя разрешен с ограничениями (статья 39 Закона «Про зайнятість населення»). Агентство направляет работников, только если это предусмотрено его коллективным договором и есть согласие первичной профсоюзной организации; оно обязано платить работнику не меньше минимальной зарплаты и не меньше, чем получают ваши работники за такую же работу, уплачивать за него единый взнос и не мешать вам нанять его напрямую. Направлять таких работников запрещено к работодателю, который в течение года сокращал штат, и на работы во вредных, опасных и тяжелых условиях или по основным профессиям основного производства (часть четвертая статьи 39, пункт 3 части пятой статьи 50).
Риск для малого бизнеса: если «аутсорсинг» или договор с ФОП фактически скрывает обычные трудовые отношения (человек работает по вашему графику, под вашим руководством, на вашем месте), это может быть признано незаконным привлечением к работе — работодателям прямо запрещено совершать действия, направленные на сокрытие трудовых отношений (пункт 2 части пятой статьи 50 Закона «Про зайнятість населення»).
Типичные ошибки
- Выход на работу «с понедельника, а документы потом». Допуск без договора, приказа и уведомления ДПС — основание для штрафа, размер которого привязан к минимальной зарплате и считается за каждого работника (статья 265 КЗпП; актуальная минимальная зарплата).
- Устная договоренность с ФОП-работодателем. Для физического лица письменный договор обязателен.
- Оформление на неполный день при полной работе. Статья 265 КЗпП прямо называет это нарушением.
- Дискриминационная вакансия. Возраст, пол, семейное положение в объявлении — нарушение статьи 11 Закона «Про зайнятість населення».
- Испытание для тех, кому его нельзя устанавливать, или без записи в приказе.
- «Неоплачиваемая стажировка» вместо трудового договора.
Частые вопросы
Может ли ФОП нанимать работников? Да. ФОП — работодатель-физическое лицо: заключает письменный трудовой договор, издает приказ, уведомляет ДПС, платит зарплату, удерживает налоги и уплачивает единый взнос. Как зарегистрироваться — в гайде как открыть ФОП.
Когда подавать уведомление о приеме на работу? До начала работы работника по заключенному договору (постановление Кабинета Министров № 413). Лучше всего — в день подписания договора и приказа.
Сколько может длиться испытательный срок? До трех месяцев, для рабочих — до одного месяца (статья 27 КЗпП). Для некоторых категорий испытание не устанавливается вообще (статья 26).
Можно ли требовать медицинскую справку? Лишь в случаях, предусмотренных законодательством для определенных работ (статья 24 КЗпП). Заключать договор с человеком, которому работа противопоказана по медицинскому заключению, запрещено.
Обязательно ли объяснять кандидату отказ? Если кандидат требует — да, письменно, и причина должна касаться квалификации или профессиональных качеств (статья 22 КЗпП).
Может ли кадровое агентство брать деньги с кандидата? Нет. Посредникам в трудоустройстве в Украине запрещено получать от граждан гонорары, комиссионные и другие вознаграждения; услуги оплачивает работодатель (часть вторая статьи 37 Закона «Про зайнятість населення»).