Мотивация персонала: денежные и нематериальные способы для работодателя

Мотивация персонала — это все, что работодатель делает, чтобы людям хотелось работать хорошо и оставаться в команде: справедливая зарплата и премии, понятные цели, признание, обучение, нормальные условия труда. Для малого бизнеса и ФОП (физического лица-предпринимателя) с наемными работниками это не «HR-теория», а практический вопрос: как удержать хорошего работника, не переплачивая и не нарушая трудовое законодательство. Ниже — виды мотивации, три классические теории простыми словами, как оформить премию по закону, какие налоги с бонусов и подарков и пошаговый план для небольшой команды.

Кратко:

• мотивация — внутреннее желание работать; стимулирование — внешние рычаги работодателя (премия, бонус, поощрение), которые на это желание влияют;
• мотивацию делят на материальную и нематериальную, внутреннюю и внешнюю, индивидуальную, групповую и организационную;
• зарплата по закону состоит из основной, дополнительной и других поощрительных и компенсационных выплат (статья 2 Закона «Про оплату праці» («Об оплате труда»)), премия — часть зарплаты;
• условия премий закрепляют в коллективном договоре или согласовывают с представителями работников, конкретный размер устанавливает работодатель (статья 97 КЗпП — Кодекса законов о труде);
• штрафовать работника деньгами нельзя: за нарушение дисциплины закон разрешает только выговор или увольнение (статья 147 КЗпП);
• премии и бонусы облагаются как зарплата: НДФЛ, военный сбор и единый взнос.

Что такое мотивация персонала и чем она отличается от стимулирования

Мотивация персонала — побуждение работника действовать так, чтобы достигать целей своей работы и компании. Она возникает из потребностей человека: заработать на жизнь, быть в безопасности, принадлежать к команде, получить уважение, развиваться.

Стимулирование — конкретные меры работодателя, которые влияют на эту мотивацию извне: премия за результат, бонус за выполненный план, оплаченное обучение, благодарность в приказе. Проще говоря, мотивация — «почему человек хочет работать», стимулирование — «что работодатель для этого делает».

Разница важна на практике: премия, которую получают все и всегда, перестает стимулировать и воспринимается как часть оклада. А человек без внутренней мотивации не начнет работать лучше только из-за бонуса.

Виды мотивации персонала

В учебниках по управлению персоналом мотивацию классифицируют по нескольким признакам. Эти деления не исключают друг друга — одну и ту же премию можно описать как материальную, внешнюю и индивидуальную.

Материальная мотивация

Денежная часть — оклад или тарифная ставка, доплаты, надбавки, премии, вознаграждение по итогам года. Неденежная материальная — то, что имеет стоимость, но выплачивается не деньгами: оплаченное обучение, питание, проезд, спортзал, корпоративный телефон, подарки. Неденежные блага тоже имеют налоговые последствия — об этом ниже.

Нематериальная мотивация

То, что не стоит денег или стоит мало, но влияет на отношение к работе. Ее обычно делят на четыре группы:

• социальная — чувство принадлежности к команде, участие в принятии решений, общие события;
• психологическая — благоприятная атмосфера, уважение, отсутствие крика и унижений;
• моральная — признание заслуг: благодарность лично и публично, запись о поощрении;
• организационная — понятные цели и обязанности, нормальное рабочее место, гибкий график, возможность учиться и расти.

Внутренняя и внешняя мотивация

Деление на внутреннюю (человеку интересна сама работа) и внешнюю (работа ради вознаграждения или избегания наказания) подробно описали психологи Эдвард Деси и Ричард Райан в теории самодетерминации. Вывод для работодателя простой: внутренняя мотивация устойчивее, и ее поддерживают автономия (человек сам выбирает, как выполнить задачу), компетентность (ощущение, что он справляется) и связь с командой.

Три классические теории мотивации простыми словами

Теорий мотивации десятки; в учебниках и научных работах чаще всего опираются на три.

Денежная мотивация по закону: зарплата, премии, поощрения

Из чего состоит зарплата

Закон «Про оплату праці» («Об оплате труда», статья 2) делит зарплату на три части:

1. Основная заработная плата — оклад, тарифная ставка или сдельные расценки за работу в пределах норм.
2. Дополнительная заработная плата — доплаты, надбавки, гарантийные и компенсационные выплаты, а также премии, связанные с выполнением производственных заданий.
3. Другие поощрительные и компенсационные выплаты — вознаграждение по итогам года, премии по специальным системам и положениям, другие выплаты сверх норм законодательства.

То есть премия — не «подарок от владельца», а часть зарплаты со всеми последствиями: с нее платят налоги и единый взнос.

Зарплата за полностью выполненную месячную норму труда не может быть ниже минимальной; если начислено меньше, работодатель доплачивает до минимума (статья 3-1 Закона «Про оплату праці»). Актуальный размер — на странице минимальная зарплата.

Кто устанавливает премии

По статье 97 Кодекса законов о труде (КЗпП) формы и системы оплаты труда, условия и размеры премий, надбавок и доплат устанавливаются в коллективном договоре. Коллективный договор может заключить и физическое лицо, которое нанимает работников (статья 2 Закона «Про колективні договори і угоди» («О коллективных договорах и соглашениях»)). Если коллективного договора нет, работодатель обязан согласовать эти вопросы с профсоюзной организацией, а если ее нет — с другим органом, уполномоченным трудовым коллективом. Конкретный размер премии конкретному работнику устанавливает работодатель.

Еще одно правило той же статьи: работодатель, в том числе работодатель — физическое лицо, не может сам ухудшить условия оплаты, установленные законом, соглашениями и коллективным договором.

Как оформить премию

На практике для небольшой команды достаточно трех документов:

1. Положение о премировании (или раздел коллективного договора): за что платят премию, как считают, кто решает, когда премию не выплачивают. Чем проще и измеримее условия, тем лучше.
2. Трудовой договор со ссылкой на систему оплаты и премий — особенно важно для ФОП, который заключает с работником письменный договор.
3. Приказ о выплате премии за конкретный период с суммой или процентом для каждого работника.

Поощрения по КЗпП

Кроме премий, Кодекс предусматривает поощрения за успехи в работе: они могут быть любыми, если содержатся в правилах внутреннего трудового распорядка (статья 143). Поощрения объявляют приказом, а по требованию работника, если трудовая книжка хранится у него, — вносят в нее (статья 144). Добросовестным работникам предоставляют преимущества и льготы, в частности при продвижении по работе (статья 145).

Чего делать нельзя

• Денежные штрафы. За нарушение трудовой дисциплины можно применить только одно из двух взысканий: выговор или увольнение (статья 147 КЗпП). Удержания из зарплаты разрешены только в случаях, прямо названных законом, — например, возврат неизрасходованного аванса или возмещение вреда по вине работника (статья 127 КЗпП). «Минус тысяча за опоздание» — нарушение.
• Дискриминация. Любое прямое или косвенное ограничение прав работников в зависимости от пола, возраста, семейного положения и других признаков запрещено (статья 2-1 КЗпП) — это касается и премий. Премии должны зависеть от результата, а не от симпатии руководителя.
• Ухудшение условий в одностороннем порядке — см. выше, статья 97 КЗпП.

Лишение премии за невыполнение условий, прописанных в положении, — не штраф: работник просто не выполнил условие премии. Но условия должны быть записаны заранее, а не придуманы после.

Налоги с премий, бонусов и подарков

На чем основана таблица:

• премии, бонусы и другие поощрительные выплаты, начисленные в связи с трудовыми отношениями, облагаются НДФЛ (ПДФО — податок на доходи фізичних осіб) по ставке, установленной пунктом 167.1 Налогового кодекса (ПКУ — Податковий кодекс України, далее НКУ), как и зарплата;
• с тех же доходов удерживают военный сбор; доходы, которые не включаются в налогооблагаемый доход (в частности подарок в пределах лимита), от сбора освобождены (пункт 16-1 подраздела 10 раздела XX НКУ, подпункт 1.7);
• единый взнос (ЕСВ, єдиний внесок) начисляют на основную, дополнительную зарплату и другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, которые определяются Законом «Про оплату праці» (пункт 1 части первой статьи 7 Закона «Про збір та облік єдиного внеску» («О сборе и учете единого взноса»)). Примечание к таблице: начисляется ли взнос на подарок или благо, зависит от того, относится ли эта выплата к заработной плате; в сомнительных случаях попросите индивидуальную налоговую консультацию ДПС (Державна податкова служба, налоговая служба);
• стоимость подарков не включается в налогооблагаемый доход в части, не превышающей 25 % одной минимальной зарплаты на 1 января отчетного года; денежные подарки это исключение не охватывает (подпункт 165.1.39 НКУ);
• дополнительные блага — оплаченные работодателем товары и услуги — облагаются налогом, кроме случаев, названных в статье 165 НКУ (подпункт 164.2.17).

Ставки налогов меняются законами, поэтому числами в этой статье их не приводим: проверяйте действующую редакцию НКУ или нашу страницу минимальной зарплаты для расчета лимита подарка. Сложные случаи (оплата обучения, корпоративы, компенсации) стоит уточнить через индивидуальную налоговую консультацию ДПС.

Нематериальная мотивация: что реально работает в малом бизнесе

Крупная компания может позволить себе корпоративный университет и медицинское страхование. У малого бизнеса есть другое преимущество — короткая дистанция между владельцем и работником. Вот способы, которые стоят немного:

1. Признание. Скажите конкретно, что именно человек сделал хорошо, — лично и при коллегах. По Герцбергу, признание — один из главных мотиваторов.
2. Понятные цели и обратная связь. Человек должен знать, чего от него ждут и как оценят результат. Короткий разговор раз в месяц дает больше, чем годовая аттестация.
3. Автономия. Позвольте самому выбирать способ выполнения задачи, где это возможно.
4. Обучение и рост. Оплаченные курсы, наставничество, новые обязанности и перспектива повышения.
5. Гибкий график и отдых. Там, где работа позволяет, — сменное начало дня, удаленные дни, дополнительный выходной за результат (с оформлением по закону).
6. Условия труда. Рабочее место, техника, место для отдыха — «гигиенические факторы», без которых другая мотивация не сработает.
7. Участие в решениях. Собирайте идеи работников и показывайте, какие из них воплощены.

Как построить систему мотивации: 5 шагов

1. Поговорите с работниками. Короткий опрос или разговор с каждым: что нравится в работе, что мешает, что для человека ценно — деньги, график, обучение, признание.
2. Определите цели бизнеса и работы каждого. Что именно вы хотите получить: больше продаж, меньше брака, меньше увольнений. Под каждую цель — показатель, который можно измерить.
3. Подберите инструменты. Для каждой должности — сочетание гарантированной части (оклад), переменной (премия за показатель) и нематериальных способов. Сравните с тем, что предлагают работодатели рядом, — иначе хорошие люди уйдут к ним.
4. Закрепите правила документом. Положение о премировании, коллективный договор или согласование с представителями работников, условия в трудовом договоре. Ознакомьте работников под подпись.
5. Проверяйте и корректируйте. Раз в квартал смотрите, достигнуты ли цели, сколько людей ушло, что говорят работники. Премия, которую получают все и всегда, уже не стимулирует — измените условия.

Типичные ошибки

• Непрозрачные правила премий. Если работник не понимает, за что получил премию или почему не получил, премия не мотивирует (теория ожиданий Врума).
• Денежные штрафы вместо дисциплины. Незаконно и разрушает доверие.
• Премии «любимчикам». Замечают все — и мотивация остальных падает.
• Только деньги. Без признания и нормальных условий даже высокая зарплата не удержит людей надолго.
• Обещания без выполнения. Обещанная и не выплаченная премия вредит больше, чем ее отсутствие.
• Одна схема для всех. Продавцу подходит процент от продаж, бухгалтеру — премия за своевременную отчетность без ошибок.

Частые вопросы

Может ли ФОП платить работникам премии? Да. ФОП-работодатель имеет те же обязанности по оплате труда, что и компания: премии устанавливаются по правилам статьи 97 КЗпП, оформляются приказом, с них удерживают НДФЛ и военный сбор и начисляют единый взнос. Как зарегистрироваться ФОП — в гайде как открыть ФОП.

Можно ли лишить работника премии? Да, если в положении о премировании или коллективном договоре заранее записано, при каких условиях премию не начисляют, и эти условия не выполнены. Снижать оклад или удерживать деньги как «штраф» нельзя.

Обязательно ли выплачивать премию ежемесячно? Нет, если премия — не гарантированная часть зарплаты по договору. Периодичность и условия определяет положение о премировании.

Облагается ли налогом подарок работнику на день рождения? Неденежный подарок в пределах 25 % минимальной зарплаты на 1 января года не облагается НДФЛ; с суммы сверх лимита налог удерживают (подпункт 165.1.39 НКУ). Подарок деньгами облагается в любой сумме.

Что лучше мотивирует — деньги или нематериальные способы? Нужно сочетание. Справедливая и своевременная зарплата — основа (по Маслоу и Герцбергу без нее остальное не работает), а признание, интересные задачи и развитие удерживают людей дольше, чем разовые бонусы.

Нужен ли ФОП коллективный договор? Коллективный договор может заключить и физическое лицо, использующее наемный труд (статья 2 Закона «Про колективні договори і угоди»). Если его нет, условия премий работодатель согласовывает с уполномоченным представителем работников (статья 97 КЗпП).