Мотивація персоналу: грошові та нематеріальні способи для роботодавця

Мотивація персоналу — це все, що роботодавець робить, щоб людям хотілося працювати добре і залишатися в команді: справедлива зарплата і премії, зрозумілі цілі, визнання, навчання, нормальні умови праці. Для малого бізнесу і ФОП з найманими працівниками це не «HR-теорія», а практичне питання: як утримати хорошого працівника, не переплачуючи і не порушуючи трудове законодавство. Нижче — види мотивації, три класичні теорії простими словами, як оформити премію за законом, які податки з бонусів і подарунків та покроковий план для невеликої команди.

Коротко:

• мотивація — внутрішнє бажання працювати; стимулювання — зовнішні важелі роботодавця (премія, бонус, заохочення), які на це бажання впливають;
• мотивацію поділяють на матеріальну і нематеріальну, внутрішню і зовнішню, індивідуальну, групову та організаційну;
• зарплата за законом складається з основної, додаткової та інших заохочувальних і компенсаційних виплат (стаття 2 Закону «Про оплату праці»), премія — частина зарплати;
• умови премій закріплюють у колективному договорі або погоджують із представниками працівників, конкретний розмір встановлює роботодавець (стаття 97 КЗпП);
• штрафувати працівника грошима не можна: за порушення дисципліни закон дозволяє лише догану або звільнення (стаття 147 КЗпП);
• премії й бонуси оподатковуються як зарплата: ПДФО, військовий збір і єдиний внесок.

Що таке мотивація персоналу і чим вона відрізняється від стимулювання

Мотивація персоналу — спонукання працівника діяти так, щоб досягати цілей своєї роботи і компанії. Вона виникає з потреб людини: заробити на життя, бути в безпеці, належати до команди, отримати повагу, розвиватися.

Стимулювання — конкретні заходи роботодавця, які впливають на цю мотивацію ззовні: премія за результат, бонус за виконаний план, оплачене навчання, подяка в наказі. Простіше кажучи, мотивація — «чому людина хоче працювати», стимулювання — «що роботодавець для цього робить».

Різниця важлива на практиці: премія, яку отримують усі й завжди, перестає стимулювати і сприймається як частина окладу. А людина без внутрішньої мотивації не почне працювати краще лише через бонус.

Види мотивації персоналу

У підручниках з управління персоналом мотивацію класифікують за кількома ознаками. Ці поділи не виключають один одного — одну й ту саму премію можна описати як матеріальну, зовнішню та індивідуальну.

Матеріальна мотивація

Грошова частина — оклад або тарифна ставка, доплати, надбавки, премії, винагорода за підсумками року. Негрошова матеріальна — те, що має вартість, але виплачується не грошима: оплачене навчання, харчування, проїзд, спортзал, корпоративний телефон, подарунки. Негрошові блага теж мають податкові наслідки — про це нижче.

Нематеріальна мотивація

Те, що не коштує грошей або коштує мало, але впливає на ставлення до роботи. Її зазвичай поділяють на чотири групи:

• соціальна — відчуття належності до команди, участь у прийнятті рішень, спільні події;
• психологічна — сприятлива атмосфера, повага, відсутність крику і принижень;
• моральна — визнання заслуг: подяка особисто і публічно, запис про заохочення;
• організаційна — зрозумілі цілі й обов’язки, нормальне робоче місце, гнучкий графік, можливість навчатися і рости.

Внутрішня і зовнішня мотивація

Поділ на внутрішню (людині цікава сама робота) і зовнішню (робота заради винагороди чи уникнення покарання) детально описали психологи Едвард Десі та Річард Раян у теорії самодетермінації. Висновок для роботодавця простий: внутрішня мотивація стійкіша, і її підтримують автономія (людина сама обирає, як виконати завдання), компетентність (відчуття, що вона справляється) і зв’язок з командою.

Три класичні теорії мотивації простими словами

Теорій мотивації десятки; у підручниках і наукових роботах найчастіше спираються на три.

Грошова мотивація за законом: зарплата, премії, заохочення

З чого складається зарплата

Закон «Про оплату праці» (стаття 2) ділить зарплату на три частини:

1. Основна заробітна плата — оклад, тарифна ставка або відрядні розцінки за роботу в межах норм.
2. Додаткова заробітна плата — доплати, надбавки, гарантійні й компенсаційні виплати, а також премії, пов’язані з виконанням виробничих завдань.
3. Інші заохочувальні та компенсаційні виплати — винагорода за підсумками року, премії за спеціальними системами і положеннями, інші виплати понад норми законодавства.

Тобто премія — не «подарунок від власника», а частина зарплати з усіма наслідками: з неї сплачують податки і єдиний внесок.

Зарплата за повністю виконану місячну норму праці не може бути нижчою за мінімальну; якщо нараховано менше, роботодавець доплачує до мінімуму (стаття 3-1 Закону «Про оплату праці»). Актуальний розмір — на сторінці мінімальна зарплата.

Хто встановлює премії

За статтею 97 Кодексу законів про працю (КЗпП) форми і системи оплати праці, умови і розміри премій, надбавок і доплат встановлюються в колективному договорі. Колективний договір може укласти й фізична особа, яка наймає працівників (стаття 2 Закону «Про колективні договори і угоди»). Якщо колективного договору немає, роботодавець зобов’язаний погодити ці питання з профспілковою організацією, а якщо її немає — з іншим органом, уповноваженим трудовим колективом. Конкретний розмір премії конкретному працівнику встановлює роботодавець.

Ще одне правило тієї ж статті: роботодавець, зокрема роботодавець — фізична особа, не може сам погіршити умови оплати, встановлені законом, угодами і колективним договором.

Як оформити премію

На практиці для невеликої команди достатньо трьох документів:

1. Положення про преміювання (або розділ колективного договору): за що платять премію, як рахують, хто вирішує, коли премію не виплачують. Чим простіші й вимірюваніші умови, тим краще.
2. Трудовий договір з посиланням на систему оплати і премій — особливо важливо для ФОП, який укладає з працівником письмовий договір.
3. Наказ про виплату премії за конкретний період із сумою або відсотком для кожного працівника.

Заохочення за КЗпП

Окрім премій, Кодекс передбачає заохочення за успіхи в роботі: вони можуть бути будь-якими, якщо містяться в правилах внутрішнього трудового розпорядку (стаття 143). Заохочення оголошують наказом, а на вимогу працівника, якщо трудова книжка зберігається в нього, — записують до неї (стаття 144). Сумлінним працівникам надають переваги і пільги, зокрема при просуванні по роботі (стаття 145).

Чого робити не можна

• Грошові штрафи. За порушення трудової дисципліни можна застосувати лише одне з двох стягнень: догану або звільнення (стаття 147 КЗпП). Утримання із зарплати дозволені тільки у випадках, прямо названих законом, — наприклад, повернення невитраченого авансу чи відшкодування шкоди з вини працівника (стаття 127 КЗпП). «Мінус тисяча за запізнення» — порушення.
• Дискримінація. Будь-яке пряме чи непряме обмеження прав працівників залежно від статі, віку, сімейного стану та інших ознак заборонене (стаття 2-1 КЗпП) — це стосується і премій. Премії мають залежати від результату, а не від симпатії керівника.
• Погіршення умов в односторонньому порядку — див. вище, стаття 97 КЗпП.

Позбавлення премії за невиконання умов, прописаних у положенні, — не штраф: працівник просто не виконав умову премії. Але умови мають бути записані заздалегідь, а не придумані після.

Податки з премій, бонусів і подарунків

На чому ґрунтується таблиця:

• премії, бонуси та інші заохочувальні виплати, нараховані у зв’язку з трудовими відносинами, оподатковуються ПДФО за ставкою, встановленою пунктом 167.1 Податкового кодексу (ПКУ), як і зарплата;
• з тих самих доходів утримують військовий збір; доходи, які не включаються до оподатковуваного доходу (зокрема подарунок у межах ліміту), від збору звільнені (пункт 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ, підпункт 1.7);
• єдиний внесок нараховують на основну, додаткову зарплату та інші заохочувальні й компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються Законом «Про оплату праці» (пункт 1 частини першої статті 7 Закону «Про збір та облік єдиного внеску»). Примітка до таблиці: чи нараховується внесок на подарунок чи благо, залежить від того, чи належить ця виплата до заробітної плати; у сумнівних випадках попросіть індивідуальну податкову консультацію ДПС;
• вартість подарунків не включається в оподатковуваний дохід у частині, що не перевищує 25 % однієї мінімальної зарплати на 1 січня звітного року; грошові подарунки цей виняток не охоплює (підпункт 165.1.39 ПКУ);
• додаткові блага — оплачені роботодавцем товари і послуги — оподатковуються, крім випадків, названих у статті 165 ПКУ (підпункт 164.2.17).

Ставки податків змінюються законами, тому числами в цій статті їх не наводимо: перевіряйте чинну редакцію ПКУ або нашу сторінку мінімальної зарплати для розрахунку ліміту подарунка. Складні випадки (оплата навчання, корпоративи, компенсації) варто уточнити через індивідуальну податкову консультацію ДПС.

Нематеріальна мотивація: що реально працює в малому бізнесі

Велика компанія може дозволити собі корпоративний університет і медичне страхування. У малого бізнесу є інша перевага — короткі відстані між власником і працівником. Ось способи, які коштують мало:

1. Визнання. Скажіть конкретно, що саме людина зробила добре, — особисто і при колегах. За Герцбергом, визнання — один із головних мотиваторів.
2. Зрозумілі цілі й зворотний зв’язок. Людина має знати, що від неї чекають і як оцінять результат. Коротка розмова раз на місяць дає більше, ніж річна атестація.
3. Автономія. Дозвольте самому обирати спосіб виконання задачі, де це можливо.
4. Навчання і зростання. Оплачені курси, наставництво, нові обов’язки і перспектива підвищення.
5. Гнучкий графік і відпочинок. Там, де робота дозволяє, — змінний початок дня, віддалені дні, додатковий вихідний за результат (з оформленням за законом).
6. Умови праці. Робоче місце, техніка, місце для відпочинку — «гігієнічні фактори», без яких інша мотивація не спрацює.
7. Участь у рішеннях. Збирайте ідеї працівників і показуйте, які з них втілено.

Як побудувати систему мотивації: 5 кроків

1. Поговоріть з працівниками. Коротке опитування або розмова з кожним: що подобається в роботі, що заважає, що для людини цінне — гроші, графік, навчання, визнання.
2. Визначте цілі бізнесу і роботи кожного. Що саме ви хочете отримати: більше продажів, менше браку, менше звільнень. Під кожну ціль — показник, який можна виміряти.
3. Підберіть інструменти. Для кожної посади — поєднання гарантованої частини (оклад), змінної (премія за показник) і нематеріальних способів. Порівняйте з тим, що пропонують роботодавці поруч, — інакше хороші люди підуть до них.
4. Закріпіть правила документом. Положення про преміювання, колективний договір або погодження з представниками працівників, умови в трудовому договорі. Ознайомте працівників під підпис.
5. Перевіряйте і коригуйте. Раз на квартал дивіться, чи досягнуто цілей, скільки людей пішло, що кажуть працівники. Премія, яку отримують усі завжди, вже не стимулює — змініть умови.

Типові помилки

• Непрозорі правила премій. Якщо працівник не розуміє, за що отримав премію або чому не отримав, премія не мотивує (теорія очікувань Врума).
• Грошові штрафи замість дисципліни. Незаконно і руйнує довіру.
• Премії «улюбленцям». Помічають усі — і мотивація решти падає.
• Лише гроші. Без визнання і нормальних умов навіть висока зарплата не утримає людей надовго.
• Обіцянки без виконання. Обіцяна і не виплачена премія шкодить більше, ніж її відсутність.
• Одна схема для всіх. Продавцю підходить відсоток від продажів, бухгалтеру — премія за вчасну звітність без помилок.

Часті питання

Чи може ФОП платити працівникам премії? Так. ФОП-роботодавець має ті самі обов’язки щодо оплати праці, що й компанія: премії встановлюються за правилами статті 97 КЗпП, оформлюються наказом, з них утримують ПДФО і військовий збір та нараховують єдиний внесок. Як зареєструватися ФОП — у гайді як відкрити ФОП.

Чи можна позбавити працівника премії? Так, якщо в положенні про преміювання або колективному договорі заздалегідь записано, за яких умов премію не нараховують, і ці умови не виконано. Знижувати оклад чи утримувати гроші як «штраф» не можна.

Чи обов’язково виплачувати премію щомісяця? Ні, якщо премія — не гарантована частина зарплати за договором. Періодичність і умови визначає положення про преміювання.

Подарунок працівнику на день народження оподатковується? Негрошовий подарунок у межах 25 % мінімальної зарплати на 1 січня року не оподатковується ПДФО; з суми понад ліміт податок утримують (підпункт 165.1.39 ПКУ). Подарунок грошима оподатковується в будь-якій сумі.

Що краще мотивує — гроші чи нематеріальні способи? Потрібне поєднання. Справедлива і вчасна зарплата — основа (за Маслоу і Герцбергом без неї інше не працює), а визнання, цікаві задачі і розвиток утримують людей довше, ніж разові бонуси.

Чи потрібен ФОП колективний договір? Колективний договір може укласти й фізична особа, яка використовує найману працю (стаття 2 Закону «Про колективні договори і угоди»). Якщо його немає, умови премій роботодавець погоджує з уповноваженим представником працівників (стаття 97 КЗпП).