Бізнес і ФОП
Як найняти працівника: пошук, відбір, співбесіда і оформлення
Опубліковано Факти перевірено:
Зміст статті
Найняти працівника — це три кроки: знайти кандидатів, обрати з них найкращого і законно оформити трудові відносини до першого робочого дня. Для ФОП і малого бізнесу третій крок найважливіший: працівник не може почати роботу без трудового договору, наказу і повідомлення податкової, а з фізичною особою-роботодавцем договір укладається тільки письмово. Нижче — де шукати людей, які бувають методи підбору, що не можна писати у вакансії і питати на співбесіді, як оформити найм крок за кроком і чим відрізняються аутстафінг та аутсорсинг.
Коротко:
- підбір — пошук кандидатів, відбір — вибір найкращого з них, найм — оформлення трудового договору;
- роботодавець може шукати працівників сам, через службу зайнятості або через посередника (стаття 50 Закону «Про зайнятість населення»); посередник не має права брати плату з кандидата;
- в оголошенні про вакансію заборонено вимоги щодо віку, статі, сімейного стану та інших ознак дискримінації (стаття 11 того ж Закону);
- трудовий договір з роботодавцем — фізичною особою, зокрема ФОП, укладається тільки письмово (стаття 24 КЗпП);
- до початку роботи потрібні договір, наказ і повідомлення ДПС за формою постанови Кабінету Міністрів № 413;
- випробування — до трьох місяців, для робітників — до одного місяця, і не для всіх категорій (статті 26–27 КЗпП);
- робота без оформлення — підстава для великих штрафів (стаття 265 КЗпП).
Підбір, відбір і найм: що означають ці слова
| Етап | Що відбувається | Результат |
|---|---|---|
| Підбір (пошук) | роботодавець описує вакансію і збирає кандидатів з різних джерел | список резюме |
| Відбір | перевірка резюме, співбесіда, тестове завдання, рекомендації | обраний кандидат |
| Найм (прийняття на роботу) | трудовий договір, наказ, повідомлення ДПС, ознайомлення з умовами | працівник починає роботу законно |
Перш ніж шукати, сформулюйте, кого саме шукаєте: обов’язки, результат, який чекаєте за перші місяці, графік, місце роботи, умови оплати. Цей опис знадобиться і для вакансії, і для трудового договору.
Де шукати кандидатів
Джерела поділяють на внутрішні (власні працівники, яких можна перевести або підвищити, а також їхні рекомендації) і зовнішні.
| Джерело | Коли підходить | На що зважити |
|---|---|---|
| Власні працівники (переведення, підвищення) | посада вимагає знання вашого бізнесу | звільнене місце теж треба буде заповнити |
| Рекомендації працівників і знайомих | невеликий бізнес, потрібна довіра | легко обрати «свого» замість кращого — проводьте той самий відбір |
| Служба зайнятості | масові професії, кандидати серед зареєстрованих безробітних | послуги з добору для роботодавця безоплатні (стаття 50 Закону «Про зайнятість населення») |
| Сайти вакансій і соцмережі | більшість посад | текст вакансії має відповідати закону (див. нижче) |
| Кадрові (рекрутингові) агентства | рідкісні фахівці, керівники | платить роботодавець; брати гроші з кандидата посереднику заборонено (стаття 37) |
| Навчальні заклади, стажування | молоді фахівці без досвіду | потрібен наставник і план навчання |
Роботодавець має право проводити добір сам, через службу зайнятості або через суб’єкта господарювання, що надає послуги з посередництва у працевлаштуванні (пункт 1 частини четвертої статті 50 Закону «Про зайнятість населення»).
Методи підбору персоналу
| Метод | Що це | Кому підходить |
|---|---|---|
| Рекрутинг | пошук серед тих, хто зараз шукає роботу: вакансії, бази резюме, служба зайнятості | лінійні посади, масовий найм |
| Скринінг | швидкий відсів за формальними ознаками: досвід, навички, документи — без глибокої оцінки | коли кандидатів багато |
| Executive search | прицільний пошук керівників і рідкісних фахівців, зокрема тих, хто зараз не шукає роботу | топ-посади, вузькі спеціальності |
| Хедхантинг | запрошення конкретного фахівця, який працює в іншій компанії | ключова людина, якої немає на ринку |
| Прелімінаринг | пошук талановитих студентів і випускників через практику і стажування | бізнес, що готовий «вирощувати» кадри |
Малому бізнесу зазвичай вистачає рекрутингу і рекомендацій; executive search і хедхантинг — послуги агентств, за які платить роботодавець.
Вакансія без дискримінації
Закон прямо забороняє зазначати в оголошенні (рекламі) про вакансію вимоги щодо раси, кольору шкіри, переконань, статі, віку, стану здоров’я, інвалідності, сімейного та майнового стану, сімейних обов’язків, місця проживання та інших ознак, а також пропонувати роботу лише жінкам чи лише чоловікам — за винятком специфічної роботи, яку може виконувати лише особа певної статі (частина третя статті 11 Закону «Про зайнятість населення»). Ту саму заборону повторює пункт 1 частини п’ятої статті 50: роботодавець не може висувати дискримінаційні вимоги ні в оголошенні, ні під час добору, ні вимагати відомостей про особисте життя.
| Не можна | Можна |
|---|---|
| «дівчина до 30 років» | «досвід роботи з клієнтами від року» |
| «без дітей», «неодружений» | «готовність до змінного графіка» |
| «тільки чоловіки» (для офісної роботи) | «водійське посвідчення категорії C» |
| «слов’янська зовнішність», «місцевий» | «вільне володіння українською мовою», якщо цього вимагає робота |
Вимоги до віку, освіти чи стану здоров’я можна встановлювати лише тоді, коли їх передбачає законодавство або вони властиві певному виду робіт (статті 2-1 і 22 КЗпП).
Відбір і співбесіда
Типові етапи відбору:
- Перегляд резюме — відсійте тих, хто не відповідає обов’язковим вимогам. Як виглядає добре резюме, описано в гайді як скласти резюме.
- Коротка телефонна розмова — уточнити очікування щодо зарплати, графіка, дати виходу.
- Співбесіда — однакові ключові питання всім кандидатам на посаду, щоб порівнювати чесно.
- Тестове завдання — коротке, оплачене або таке, що не створює для вас готового продукту.
- Рекомендації — дзвінок попередньому роботодавцю лише зі згоди кандидата.
- Рішення і пропозиція — письмово: посада, зарплата, графік, дата виходу.
Право проводити співбесіди, щоб перевірити знання і навички кандидата, прямо закріплене за роботодавцем (пункт 7 частини четвертої статті 50 Закону «Про зайнятість населення»).
Що не можна питати і вимагати
- Відомості про партійну і національну належність, походження, реєстрацію місця проживання, а також документи, які законодавство не вимагає (стаття 25 КЗпП).
- Відомості про особисте життя — плани на дітей, стосунки, віросповідання (пункт 1 частини п’ятої статті 50 Закону «Про зайнятість населення»).
- Зайві персональні дані. Збирайте лише те, що потрібно для відбору, повідомте кандидату, хто і навіщо обробляє його дані, і не зберігайте резюме невідомо скільки (статті 6, 11, 12 Закону «Про захист персональних даних»).
Відмова кандидату
Роботодавець вільно обирає серед кандидатів, але відмова без мотивів або з причин, не пов’язаних з кваліфікацією і професійними якостями, заборонена. На вимогу кандидата роботодавець — зокрема фізична особа — зобов’язаний письмово повідомити причину відмови (стаття 22 КЗпП).
Як оформити найм: покроково
Крок 1. Отримайте документи від працівника
Працівник подає паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (якщо є) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, а у випадках, передбачених законодавством, — документ про освіту, довідку про стан здоров’я та інші (стаття 24 КЗпП). Того, що закон не вимагає, просити не можна (стаття 25).
Крок 2. Укладіть письмовий трудовий договір
Трудовий договір — угода, за якою працівник виконує визначену роботу, а роботодавець, зокрема роботодавець — фізична особа, платить зарплату і забезпечує умови праці (стаття 21 КЗпП). Для ФОП і будь-якого роботодавця — фізичної особи письмова форма обов’язкова (пункт 6 частини першої статті 24). Під час воєнного стану форму трудового договору сторони визначають за згодою (частина перша статті 2 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»; норми КЗпП у цій частині не застосовуються — частина третя статті 1 того самого Закону), але укладайте договір письмово все одно: це єдиний надійний доказ умов для обох сторін. Письмово укладають також договори про дистанційну чи надомну роботу і з нефіксованим робочим часом.
Що варто записати в договорі:
- сторони (для ФОП — ПІБ, РНОКПП, адреса), посада і перелік обов’язків;
- місце роботи і дата початку;
- строк: безстроковий, на визначений строк або на час виконання певної роботи (стаття 23 КЗпП) — строковий укладають лише тоді, коли безстроковий неможливий через характер роботи, умови чи інтереси працівника;
- режим роботи, тривалість робочого часу і відпочинку;
- оплата праці: оклад або ставка, премії, строки виплати;
- випробування, якщо воно встановлюється;
- підписи сторін.
Крок 3. Видайте наказ про прийняття на роботу
Працівник не може бути допущений до роботи без трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням) роботодавця (частина четверта статті 24 КЗпП). Умову про випробування обов’язково вказують у наказі (стаття 26).
Крок 4. Повідомте ДПС до початку роботи
Повідомлення про прийняття працівника на роботу подають до податкового органу за місцем обліку роботодавця як платника єдиного внеску до початку роботи працівника — за формою додатка 1 до постанови Кабінету Міністрів від 17.06.2015 № 413, в електронній формі; за відсутності технічної можливості — на папері разом з електронною копією. Без цього повідомлення допуск до роботи порушує статтю 24 КЗпП.
Крок 5. Ознайомте працівника з умовами
До початку роботи роботодавець зобов’язаний поінформувати працівника про місце роботи і трудову функцію, робоче місце, права й обов’язки, умови праці і шкідливі фактори (під підпис), правила внутрішнього трудового розпорядку, тривалість робочого часу і відпочинку, інструктаж з охорони праці, навчання, відпустку, умови і розмір оплати праці (стаття 29 КЗпП).
Крок 6. Випробувальний термін (якщо потрібен)
- Випробування встановлюють за згодою сторін, щоб перевірити відповідність працівника роботі; на цей час на працівника повністю поширюється трудове законодавство (стаття 26 КЗпП).
- Строк — не більше трьох місяців (в окремих випадках за погодженням з профспілкою — шести), для робітників — не більше одного місяця; дні, коли працівник фактично не працював, до строку не зараховуються (стаття 27).
- Випробування не встановлюють, зокрема, для осіб до 18 років, молодих фахівців після навчального закладу, вагітних, одиноких матерів з дитиною до 14 років, внутрішньо переміщених осіб, осіб на строковий договір до 12 місяців, на тимчасові й сезонні роботи (повний перелік — у статті 26).
- Якщо працівник не підійшов, роботодавець може звільнити його протягом строку випробування, письмово попередивши за три дні; якщо строк минув, а людина працює, — випробування вважається витриманим (стаття 28).
Особливі форми: нефіксований час, Дія.City
- Трудовий договір з нефіксованим робочим часом — роботодавець залучає працівника, коли є робота, без гарантії постійного навантаження, але з мінімальною оплатою за місяць. Роботодавець, у якого менше десяти працівників, може мати лише один такий договір (стаття 21-1 КЗпП).
- Гіг-контракт — цивільно-правовий договір, який може укладати лише резидент Дія.City (юридична особа, що відповідає вимогам Закону «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні»); він теж укладається письмово (електронно), і перед початком робіт резидент так само повідомляє ДПС (стаття 17 Закону, постанова № 413). ФОП гіг-контракт укласти не може.
Аутстафінг, аутсорсинг і «оренда персоналу»
| Аутстафінг («оренда», «лізинг» персоналу) | Аутсорсинг | |
|---|---|---|
| Що купує бізнес | працю людей: працівники формально найняті агентством, а працюють у вас | готовий результат: функцію виконує підрядник (бухгалтерія, прибирання, IT) |
| Хто керує роботою | ви | підрядник |
| Чий працівник | агентства | підрядника |
| Договір з вами | договір про застосування праці | договір про надання послуг або підряду |
В Україні наймання працівників для роботи в іншого роботодавця дозволене з обмеженнями (стаття 39 Закону «Про зайнятість населення»). Агентство направляє працівників, лише якщо це передбачено його колективним договором і є згода первинної профспілкової організації; воно зобов’язане платити працівнику не менше мінімальної зарплати і не менше, ніж отримують ваші працівники за таку саму роботу, сплачувати за нього єдиний внесок і не заважати вам найняти його напряму. Направляти таких працівників заборонено до роботодавця, який протягом року скорочував штат, і на роботи у шкідливих, небезпечних і важких умовах або за основними професіями основного виробництва (частина четверта статті 39, пункт 3 частини п’ятої статті 50).
Ризик для малого бізнесу: якщо «аутсорсинг» чи договір з ФОП фактично приховує звичайні трудові відносини (людина працює за вашим графіком, під вашим керівництвом, на вашому місці), це може бути визнано незаконним залученням до роботи — роботодавцям прямо заборонено вчиняти дії, спрямовані на приховування трудових відносин (пункт 2 частини п’ятої статті 50 Закону «Про зайнятість населення»).
Типові помилки
- Вихід на роботу «з понеділка, а документи потім». Допуск без договору, наказу і повідомлення ДПС — підстава для штрафу, розмір якого прив’язаний до мінімальної зарплати і рахується за кожного працівника (стаття 265 КЗпП; актуальна мінімальна зарплата).
- Усна домовленість з ФОП-роботодавцем. Для фізичної особи письмовий договір обов’язковий.
- Оформлення на неповний день при повній роботі. Стаття 265 КЗпП прямо називає це порушенням.
- Дискримінаційна вакансія. Вік, стать, сімейний стан в оголошенні — порушення статті 11 Закону «Про зайнятість населення».
- Випробування для тих, кому його не можна встановлювати, або без запису в наказі.
- «Неоплачене стажування» замість трудового договору.
Часті питання
Чи може ФОП наймати працівників? Так. ФОП — роботодавець-фізична особа: укладає письмовий трудовий договір, видає наказ, повідомляє ДПС, платить зарплату, утримує податки і сплачує єдиний внесок. Як зареєструватися — у гайді як відкрити ФОП.
Коли подавати повідомлення про прийняття на роботу? До початку роботи працівника за укладеним договором (постанова Кабінету Міністрів № 413). Найкраще — в день підписання договору і наказу.
Скільки може тривати випробувальний термін? До трьох місяців, для робітників — до одного місяця (стаття 27 КЗпП). Для деяких категорій випробування не встановлюється взагалі (стаття 26).
Чи можна вимагати медичну довідку? Лише у випадках, передбачених законодавством для певних робіт (стаття 24 КЗпП). Укладати договір з людиною, якій робота протипоказана за медичним висновком, заборонено.
Чи обов’язково пояснювати кандидату відмову? Якщо кандидат вимагає — так, письмово, і причина має стосуватися кваліфікації чи професійних якостей (стаття 22 КЗпП).
Чи може кадрове агентство брати гроші з кандидата? Ні. Посередникам у працевлаштуванні в Україні заборонено отримувати від громадян гонорари, комісійні та інші винагороди; послуги оплачує роботодавець (частина друга статті 37 Закону «Про зайнятість населення»).